การบริหารเวลา
รศ.ดร.จีระพันธุ์ พูลพัฒน์ (พ.ศ. 2542)
“เวลา คือ ชีวิต ถ้าเราใช้เวลาเป็น เราก็จะเป็นเจ้าชีวิตของเราเอง” ทุกคนคงยอมรับในคำกล่าวนี้ เนื่องจากเวลาผ่านเลยเราไปทุกวันไม่หวนกลับ สิ่งที่ไปพร้อมกับเวลา คือ ชีวิต เราจึงต้องศึกษาวิธีการในการควบคุมเวลาของเรา
การทำงานของคนเรามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้จักวิธีการในการจัดการกับเวลาของเราที่มีอยู่เท่ากันทุกคน คือวันละ 24 ชั่วโมง เราจะจัดเวลาที่เรามีอย่างไรจึงจะทำให้มีเวลาทำงานในความรับผิดชอบได้เต็มเวลาในช่วงเวลาทำงาน และทำอย่างไรเมื่อพ้นจากเวลาทำงานแล้วไม่ต้องหอบหิ้วงานกลับมาทำที่บ้านอีก แต่ว่ามีเวลาหาความสุข สำราญทำในสิ่งที่เราต้องการทำเพื่อตัวเราเองบ้าง
คงจะไม่ลำบากหรือยุ่งยากอะไร ถ้าเราคิดและตั้งใจจะจัดระบบเวลาให้แก่ตัวเองเพียงแต่ศึกษาเกี่ยวกับหลักการบริหารเวลา แล้วใช้ความพยายามในการปรับตัวเองบ่อยๆ ทำตามไปทีละเรื่องให้ได้ ในที่สุดเราก็จะประสบความสำเร็จในการบริหารเวลา เมื่อตนเองทำได้สำเร็จจะได้ค่อยๆ ขยับเข้าไปปรับคนที่อยู่รอบตัวไม่ว่าจะในที่ทำงานและที่บ้าน
หลักการ……การบริหารเวลา ที่เราจะต้องศึกษามีอะไรบ้าง
มี : 1. กำหนดเป้าหมาย
2. การวางแผนงานประจำวัน
3. การจัดสรรเวลา
4. การวิเคราะห์เวลา
5. การจัดลำดับของงาน
6. สิ่งที่ทำให้เสียเวลา และการควบคุม
7. ประเมินการปฏิบัติงาน
การบริหารเวลาด้วยการกำหนดเป้าหมาย
คนทุกคนมีความแตกต่างกัน ทั้งในด้านสติปัญญา ร่างกาย สถานภาพทางสังคม สถานภาพทางเศรษฐกิจ แต่สิ่งที่ทุกคนมีเหมือนกันและเท่าเทียมกัน คือเวลา วันละ 24 ชั่วโมง ทุกเช้าเมื่อลืมตาขึ้นมา เวลาก็มารอให้เราใช้อยู่แล้ว เราไม่สามารถเก็บเวลาเอาไว้ได้ ไม่สามารถทำให้เวลาช้าลง เร็วขึ้น หรือหยุดรอ และไม่สามารถเรียกเวลาที่ผ่านไปกลับมาได้
จึงมีคำกล่าวที่ว่า เวลาคือชีวิต ถ้าเราใช้เวลาเป็น เราก็จะเป็นเจ้าชีวิตของตนเอง เพื่อจะได้เป็นเจ้าชีวิตของตนเองจำเป็นที่เราจะได้เรียนรู้ในการใช้เวลาว่าจะใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผลได้อย่างไร
นั่นคือ รู้จักกับการบริหารเวลา
เวลา เป็นปัญหาทั้งคนที่มีงานมากจนทำงานเสร็จไม่ทันกำหนดเวลา และคนที่มีความรับผิดชอบน้อย แต่แบ่งเวลาทำงานไม่เป็น ทำให้งานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา
Ralph Cordinor กล่าวว่า
“เวลาเป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับทุกคน การบริหารเวลามีผลต่อความสำเร็จ และความล้มเหลวในการทำงาน ผู้บริหารจะต้องรู้จักจัดเวลาอย่างฉลาด ทั้งเวลาในการทำงานและการจัดเวลาส่วนตัว”
การจัดการกับเวลาที่มีอยู่ 24 ชั่วโมงของแต่ละคน เป็นความรับผิดชอบของตนเอง เราต้องเอาใจใส่ รับผิดชอบชีวิตของเราเอง เพื่อจะทำให้แต่ละวันเกิดประโยชน์สูงสุด แล้วจะทำอย่างไร……
เริ่มต้นด้วยการรู้จักจัดระบบของตนเองเสียก่อน ด้วยการสำรวจว่า อะไรคือสิ่งที่มีคุณค่า และเป็นความต้องการในชีวิตของเรา ทั้งในเรื่องของการทำงานและเรื่องส่วนตัว เพื่อจะได้มีจุดหมายในการเดินทาง
จุดหมาย……ช่วยให้การเดินทางไปได้อย่างถูกต้องและสามารถช่วยควบคุมเวลาไปสู่ความสำเร็จได้ดีกว่า การปล่อยชีวิตให้ไปเรื่อยๆ หรือให้ชีวิตพาเราไป คนที่ไม่กำหนดจุดหมาย จะทำงานสำเร็จด้วยความบังเอิญเท่านั้น โชคดีเป็นครั้งคราว แต่จะไม่มีวันทำได้สำเร็จตลอดเวลาดังคำกล่าวของ Laurence Peter บอกว่า
“ถ้าท่านไม่รู้ว่า ท่านกำลังเดินทางไปทางไหน ท่านก็จะไปจบเอาที่อื่น ดังนั้น ท่านจึงควรกำหนดเป้าหมาย ทั้งเป้าหมายของชีวิตและเป้าหมายของการทำงาน”
การกำหนดเป้าหมาย
Wilkes and Crosswait ได้เสนอแนวทางในการกำหนดเป้าหมาย เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จไว้ 8 ประเด็น คือ
1. พิจารณาเป้าหมายที่ท่านเพิ่งจะเขียนลงไป
พิจารณาว่ามีข้อไหนที่ท่านเขียนลงไปแล้ว สะท้อนให้เห็นถึงทัศนคติที่จำกัด ของตัวเราเองท่านคิดน้อยไปไหมในการกำหนดขอบเขตที่จะทำ เงินเดือน การศึกษา การเดินทาง หน้าที่การงานทำไมไม่มองให้มากกว่านี้
2. เป้าหมายควรจะเป็นสิ่งที่ท้าทาย
เมื่อกำหนดเป้าหมายไปแล้ว ให้มองว่าท้าทายดี และเป็นแรงกระตุ้นภายในให้เราพยายามทำไปให้ได้ตามนั้น อยากจะเป็นเจ้าของรถสักคัน เพราะว่ามีลูกเล็กๆ ต้องพาไปโรงเรียน อยากมีกิจการของตนเอง อย่าไปคิดว่าจะทำไม่ได้ คิดว่าทำไปเราอยากจะไปถึงจุดนั้น มองเห็นว่าเป้าหมายของเราเป็นจุดของความสำเร็จ วางแผนกิจกรรมไปให้ถึงจุดที่ต้องการ
3. เป้าหมายควรจะเป็นความจริง
ข้อ 3 ดูแล้วจะไปขัดแย้งกับข้อ 2 แต่จริงๆ แล้ว ไม่ขัดแย้ง ในข้อนี้ มุ่งให้ผู้ที่จะวางเป้าหมายให้กับตนเอง วางเป้าหมายให้เหมาะกับบุคลิกภาพและความถนัด ถ้าท่านอยากเป็นผู้บริหาร แต่ว่าไม่ชอบทำงานกับคน กับเอกสาร ไม่ชอบตัดสินใจ ไม่ชอบแก้ปัญหา ทนทำงานในที่ทำงานไม่ได้ก็ไม่ควรจะตั้งเป้าหมายที่จะเป็นผู้บริหาร ยกเว้นท่านคิดว่า อยากจะเป็นแล้วตั้งใจ ในการจะพัฒนาตนเองให้มีคุณสมบัติต่างๆ ที่นักบริหารพึงมี ก็คงทำเป้าหมายให้เป็นจริงได้ แน่นอนทุกคนมีความทะเยอทะยาน เมื่อวางเป้าหมายก็คงมุ่งทะยานไปให้ถึง
4. เป้าหมายควรเฉพาะเจาะจง
ดูรายการเป้าหมายว่าชัดเจนหรือไม่ที่จะนำทางให้เราไปสู่เป้าหมาย ถ้าไม่ชัดเจน เราก็คงจะต้องปรับใหม่ เช่น เป้าหมายต้องการเรียนต่อให้จบปริญญาตรี ปริญญาโท ปริญญาเอกก็คงจะต้องระบุลงไปว่า จะเรียนสาขาไหน เริ่มต้นเมื่อไหร่ จะให้จบเมื่อไหร่ จบแล้วจะขยับตนเองไปทำหน้าที่อะไร การวางเป้าหมายชัดเจนมากเท่าไหร่ก็จะทำให้เรามีโอกาสประสบความสำเร็จได้จริง
5. เป้าหมายควรจะสะท้อนให้เห็นความสนใจหลายอย่าง
ในช่วงเวลาเดียวกัน เราอาจจะมีเป้าหมายหลายๆ ด้านเอาไว้และวางแผนชีวิต อย่างสร้างสรรค์ ให้สิ่งที่ต้องการดำเนินไปพร้อมๆ กันได้ บางครั้งอาจจะผิดหวังในจุดหนึ่ง เนื่องจาก มีเหตุการณ์สุดวิสัยทำให้เกิดขึ้น ก็ยังมีเป้าหมายอื่นที่กำลังใจ เช่น ภายใน 5 ปี เรามีเป้าหมายว่าจะเรียนให้จบปริญญาโททางการบริหาร จบแล้วหวังว่าคงจะได้เป็นผู้บริหารที่ใดที่หนึ่ง หรือจบแล้วจะไปพักผ่อนต่างประเทศสักระยะหนึ่ง หรือจบแล้วจะมีครอบครัวหรือซื้อรถสักคันหนึ่ง หรือซื้อบ้านสักหนึ่งหลัง แล้วแต่ที่เราจะคาดหวัง แต่ความสนใจถึงแม้จะมีหลายอย่าง เราก็คงจะต้องจำกัดแนวทางที่เรามองเห็นว่าเป็นไปได้ในระยะเวลาและสภาพการณ์ที่เกี่ยวข้อง เผื่อความผิดหวังเอาไว้บ้าง
6. เป้าหมายควรจะเป็นสิ่งที่น่ารื่นรมย์ น่าติดตาม
ตั้งเป้าหมายไว้แล้ว ควรจะมีความรู้สึกเป็นสุข และมองว่าการที่เราจะได้ทำงานไปตามเป้าหมายเป็นสิ่งที่สนุก น่าสนใจ กำหนดกิจกรรมที่จะนำไปสู่เป้าหมายแล้วเดินทางเข้าไปสู่ แต่ละกิจกรรมอย่างมีความสุข ดังมีคำกล่าวไว้ว่า “ความสำเร็จคือการเดินทาง ไม่ใช่จุดหมายปลายทาง” ให้หวังเอาไว้ว่า เรามีความรื่นรมย์และยินดีกับแต่ละขั้นตอนที่จะนำเราไปสู่เป้าหมาย
7. เป้าหมายเป็นกระจกส่องตนเอง
เป้าหมายที่กำหนดคือ สิ่งที่เราทำขึ้นมาเพื่อตัวของเราเอง เรามุ่งหวังตั้งใจจะทำให้ได้ตามเป้าหมายนั้น ดังนั้น ต้องระวังทำให้เป็นภาพจริง เราจะไม่ตั้งเป้าหมายเพื่อให้เกิดความประทับใจแก่ใคร หรือเพื่อให้ใครต่อใครทราบแล้วมายอมรับนับถือยกย่อง
ทั้ง 7 ประเด็นนี้เป็นแนวทางในการกำหนดเป้าหมายของทุกคน เพื่อนำเราไปสู่ความสำเร็จ ในชีวิตและการงาน
การกำหนดเป้าหมายของชีวิต
เมื่อทราบแนวทางในการกำหนดเป้าหมาย เราก็ลองมากำหนดเป้าหมายของชีวิตของเรา เพื่อนำไปสู่การพัฒนาทักษะในการบริหารเวลา มีคำแนะนำดังนี้
1. ถามคำถามตนเองเกี่ยวกับอนาคตหลายๆ คำถาม ถามคำถามแล้วคิดหาคำตอบและเหตุผลประกอบคำถามต่างๆ เหล่านั้น
(1) อะไรที่อยากจะทำให้สำเร็จในอาทิตย์นี้ เดือนนี้ ปีนี้ ชีวิตนี้
(2) ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรบางสิ่งบางอย่างในชีวิต จะทำอะไร
(3) มีโครงการที่อยากจะทำอะไรในเดือนนี้ ปีนี้
(4) จากการจัดอันดับ 1 ถึง 10 เราพอใจในวิถีการใช้ชีวิตของเราเองแค่ไหน
(5) ในช่วงชีวิตนี้ อยากจะเป็นอะไร อีก 2 ปี 5 ปี 10 ปี
ตัวกำหนดที่อยากจะทำอะไรให้สำเร็จ โครงการอะไรที่อยากจะทำ อยากจะเป็นอะไร เมื่อไหร่ จะเป็นแรงผลักดันให้เราเป็นอย่างดี ในการที่จะมุมานะทำงาน เพื่อไปสู่เป้าหมายที่กำหนดเอาไว้ ทำให้เราควบคุมเวลาได้
การบริหารเวลามีความสัมพันธ์โดยตรงกับการบริหารตนเอง การบริหารเวลาของใครก็ตาม ก็เหมือนกับการควบคุมชีวิตของตนเอง ดังที่ Benjamin Franklin ได้กล่าวเอาไว้ว่า
“ถ้าท่านรักชีวิต ก็ไม่ควรใช้เวลาไปอย่างฟุ่มเฟือย กำหนดเป้าหมายของชีวิตเสีย เพื่อจะได้ควบคุมเวลาของเราได้”
2. กำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวที่เป็นจริงได้ แนวทางในการปฏิบัติ เพื่อให้ได้มาตามเป้าหมายที่กำหนดเอาไว้ มีดังนี้
(1) วางแผนการปฏิบัติงานหรือจัดกิจกรรมให้บรรลุตามเป้าหมายนั้น
(2) กำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและระยะเวลาในการดำเนินงานแต่ละขั้น
(3) ทำงานตามเป้าหมายทีละขั้นตอน อย่าข้ามขั้น ถ้าทำงานไม่ได้ตามกำหนด
(4) พิจารณาเปลี่ยนกิจกรรมและวิธีการดำเนินการใหม่ ถ้ายังไม่สำเร็จ
(5) พิจารณาเป้าหมายที่กำหนเอาไว้สูงเกินกว่าที่จะเป็นจริงได้หรือเปล่า
สูงเกินกว่าที่จะเป็นจริงในเวลาที่กำหนดหรือเปล่า อาจจะต้องปรับเป้าหมายใหม่ กำหนดเป้าหมาย กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมที่จะนำไปสู่เป้าหมาย กำหนดเวลาที่จะทำได้สำเร็จ แล้วบันทึกเอาไว้ ทำติดไว้บนโต๊ะ บนผนังใส่บัตรขนาด 5”x8” เก็บเอาไว้ให้อยู่ในสายตาเราถ้าเกิดอายกลัวคนมาเห็นแล้วจะล้อเลียน การที่ติดเอาไว้ให้เห็น อ่านเป้าหมายบ่อยๆ จะทำให้จุดมุ่งหมายเข้าไปอยู่ในความรู้สึก เมื่อเข้าไปอยู่ในความรู้สึกแล้ว จะช่วยดึงเอาตัวเราไปสู่ความสำเร็จ
ตัวอย่างการกำหนดเป้าหมายของชีวิต
เป้าหมายระยะยาว : ต้องการเป็นผู้บริหารระดับ………………….ก่อนเกษียณ
ขั้นตอน/กิจกรรมที่จะต้องดำเนินการ เช่น
| เป้าหมาย | กิจกรรม | กำหนดเวลา |
| ด้านการศึกษา | ||
| ปริญญาโท | 1. ศึกษาคู่มือการเข้าศึกษาต่อจากสถาบันที่สนใจ | 3 ปี เริ่ม พ.ศ. ……… |
| 2. เตรียมตัวเพื่อเข้าศึกษาต่อ | ||
| 3. ศึกษาให้จบตามหลักสูตร | พ.ศ. ……… | |
| ปริญญาเอก | ……………………………… | 5 ปี |
| ด้านการเงิน | เริ่ม พ.ศ. ……… | |
| ความมั่นคงทางการเงิน | 1. ศึกษารายรับ – รายจ่ายที่ผ่านมา | 6 เดือน |
| 2. ฝากเงินเดือนละ ……………….. บาท | ||
| 3. หารายได้เพิ่ม | ||
| ด้านครอบครัว | ||
| สร้างฐานะ | 1. เริ่มมองหาคนที่ถูกใจ……สร้างฐานะ | |
| มีคู่ครอง | 2. แต่งงาน – ช่วยกันสร้างฐานะ | |
| มีบุตร | 3. มีบุตร……………คน | |
| ด้านสังคม | เริ่ม พ.ศ. ……… | |
| คนในหน่วยงานและในชุมชน | 1. เต็มใจอาสาช่วยงานทั้งในและนอกที่ทำงาน | |
| เห็นฝีมือในการทำงาน | 2. เสนอโครงการต่างๆ ให้ผู้บังคับบัญชาได้รู้จัก อาสาเข้าไปช่วยโครงการต่างๆ | |
| 3. ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเห็นความสามารถในการทำงาน ประชาสัมพันธ์ตนเองเป็นครั้งคราว ร่วมงานและกิจกรรมสังคม | ||
| ด้านการทำงาน | ||
| ผู้บริหารระดับต้น | 1. ทำความสามารถในด้านที่ต้องการเป็นผู้บริหารให้ปรากฏในกลุ่มคนที่ทำงานด้วย | เริ่ม พ.ศ. ……… |
| 2. เป็นผู้นำและประธานในการทำกิจกรรมต่างๆ ด้วยความสุข เต็มใจ และกล้าเสี่ยง | ||
| ผู้บริหารระดับกลาง | 3. ทำอะไรสำเร็จ รายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ ผู้เกี่ยวข้องทราบ | …………………….. |
| 4. ย้ายไปทำงานตามจุดต่างๆ ตามเวลาเพื่อศึกษางานให้เพียงพอที่จะก้าวไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น ให้คนยอมรับ | ||
| ผู้บริหารระดับสูง | 5. การศึกษาพร้อม เงินพร้อม ครอบครัวดีสังคมยอมรับ รับตำแหน่งบริหารตามขั้นตอน | …………………….. |
ตัวอย่างที่เสนอเป็นเพียงแนวคิดคร่าวๆ เพื่อให้เข้าใจแนวทางการวางเป้าหมายของชีวิต การกำหนดเวลาในแต่ละจุดควรจะต้องสัมพันธ์กัน เพราะทุกอย่างจะสร้างเข้าไปในเวลาใกล้เคียงกัน ปัจจัยอื่นที่เข้ามาแทรกซ้อนระหว่างทางก็ต้องหาทางปรับให้เข้ากับเหตุการณ์ในแต่ละช่วง การเมืองพรรคพวก บางครั้งวางรากฐานมาอย่างดี แต่จะถึงยอดฐานเกิดทรุดเพราะมีคนมาคอยแซะ ก็ทำให้หมดโอกาสไปได้ แต่ในยุคปัจจุบัน การศึกษามีโอกาสเรียนให้สูงไว้เป็นดีที่สุด เพราะว่าเป็นจุดหนึ่ง ที่จะใช้ในการพิจารณา การหารายได้เพิ่มเติม เพื่อสร้างความมั่นคงในการเงินให้ก็น่าจะทำได้โดยต้องระลึกเสมอว่า สิ่งที่ทำไม่ได้เอาเวลาการทำงานที่ต้องรับผิดชอบไปทำ ครอบครัวก็คงต้องดูให้เลือกคู่ที่ไปกันได้ดี ถ้าเราคาดหวังที่จะก้าวไปไกล คนที่เดินคู่กับเราไปก็สำคัญ ด้านสังคมหลีกเลี่ยงไม่ได้เลย ในการที่จะต้องเข้ากับคนให้ได้ทุกระดับ ถ้าจะเป็นผู้บริหารระดับบน พอใจทำอะไรๆ ก็จะดูง่ายและสะดวกไปหมดการเข้าหาเจ้านาย ควรเข้าไปด้วยทำงานดี มีฝีมือ ไม่ใช่ด้วยสอพลอ คอยเลื่อยขาเก้าอี้คนอื่น เพื่อเหยียบเขาข้ามไปสู่สิ่งที่เราหวัง เพราะการกระทำของเราเช่นไร เราก็คงจะถูกกระทำเช่นเดียวกัน การก้าวไปสู่ตำแหน่งสูงๆ โดยผ่านงานขั้นต้นๆ มาแล้วจะเป็นฐานที่ดีในการทำงานต่อไปอย่างผู้รู้ เข้าใจคนในระดับต่างๆ เมื่ออยู่ในระดับสูงจะได้ไม่เผลอทำอะไรที่เราเองอยู่จุดนั้นก็ไม่พอใจเช่นกัน
ในเรื่องเป้าหมายของชีวิต มีหลายคนที่จะพูดว่า เดี๋ยวนี้อยากใหญ่ไวๆ ไม่ลำบากอะไร เป็นครูหรือหมอที่ดี เข้าสังคมช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน ช่วยเหลือคนในชุมชน ต่อไปก็ขยับไปสมัครเป็นกรรมการ ประธานต่างๆ ตั้งแต่ระดับตำบล อำเภอ จังหวัด แล้วในที่สุดก็สมัครเป็นสมาชิกสภาผู้แทนราษฎร ฐานะดี พรรคพวกมี เป็นรัฐมนตรีไวกว่ากันเยอะเลย ไม่ต้องรอจนเกษียณอายุราชการเพื่อเป็นผู้อำนวยการหรืออธิบดี
ระวังกำหนดเวลาโดยคำนึงถึงความจริงและพลังของตนเองที่จะทำงานด้วย การทำงานที่รู้สึกอึดอัดและคับข้องใจมาก เนื่องมาจากการที่เราตั้งความหวังในการทำงานเกินความจริง เมื่อทำไม่ได้ ก็หมดกำลังใจ เสียใจและบางคนอาจจะทำตัวเป็นคนสิ้นหวังไปเลย
การกำหนดเป้าหมายของงาน
การกำหนดเป้าหมายของงาน มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้
1. รู้จุดหมายของหน่วยงาน ทราบว่าหน่วยงานของเราที่ตั้งขึ้นมามีจุดหมายอะไร หน่วยงานต้องดำเนินอะไรบ้างจึงจะบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน รวมถึงเป้าหมายที่อาจจะมีมาเพิ่มเติม ในแต่ละช่วงเวลาของหน่วยงาน
2. รู้หน้าที่ความรับผิดชอบของเราในการทำงาน คือ รู้ว่าตัวเราเขาจ้างเข้ามาให้มาทำอะไร จะได้ทำงานให้ตรงตามที่เขาว่าจ้างเข้ามาให้ทำ
3. กำหนดเป้าหมายของงาน โดยให้เกิดความสัมพันธ์กันกับจุดมุ่งหมายหลักของหน่วยงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบของเรา
4. วางแผนการทำงานทั้งระยะสั้นและระยะยาวของเราเอง และถ้าเราเป็นผู้บริหาร ก็ต้องวางแผน เพื่อครอบคลุมคนในหน่วยงานต้องปฏิบัติด้วย วางแผนแล้วต้องแจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบตรงกันทุกคน อาจจะออกมาเป็นช่วงระยะเวลา 1 เดือน 6 เดือน 1 ปี แล้วแต่การทำงาน ระยะยาว 1 ปี ควรมีการกำหนดทุกปี แจกให้ทุกคนทราบจะได้วางแผนการทำงานของแต่ละคนให้สัมพันธ์กัน จะได้ไม่มีข้ออ้างมากมายในการจะไม่ร่วมมือทำงานของหน่วยงานโดยรวม เพราะข้ออ้างปกติที่จะพูดกันเสมอคือ “ไม่เห็นจะรู้เรื่องเลยว่าหน่วยงานจะทำอะไร” ดังนั้นแผนการทำงานรวมจะต้องมีการแจ้งให้ทุกคนทราบติดเอาไว้เลยที่โต๊ะ ในห้องให้เห็น จะได้วางแผนงานของตนเองได้สอดคล้องกัน งานในหน้าที่รับผิดชอบจะได้เสร็จเรียบร้อย งานกลางจะได้ไม่ถูกเพิกเฉย บรรลุเป้าหมายทั้งงานของตนและหน่วยงาน
5. จัดกิจกรรมหรือขั้นตอนในการทำงานตามเป้าหมายนั้นๆ กำหนดเวลาในการทำงาน แล้วพยายามทำให้ได้ตามกำหนด ปรับและยืดหยุ่นตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
เมื่อกำหนดเป้าหมายของชีวิตและเป้าหมายของการทำงานแล้ว เอาเป้าหมายทั้งสองมาดูคู่ขนานกัน จะได้ดูความเป็นไปได้ ความคล่องตัวในการที่จะทำตามเป้าหมายทั้งสองด้าน ปรับเปลี่ยนถ้าจำเป็น หลังจากการเขียนเป้าหมายลงไปแล้ว ปรับให้สอดคล้องกันแล้ว สัญญากับตนเองว่าเราจะสามารถทำงานได้สำเร็จ เราจะทำได้เพราะเราเชื่อว่ามันเป็นไปได้ ความเชื่อมั่นในตนเอง เป็นเคล็ดลับของความสำเร็จ สุดท้าย เตรียมที่จะทำงานหนักสำหรับเป้าหมายของเรา ถ้าไม่ทำงานหนักให้ได้มา เป้าหมายของเราก็คงจะเป็นเพียงฝันกลางอากาศหรือฝันกลางวันอยู่ดี
อุปสรรคของเป้าหมาย
การกำหนดเป้าหมายและวางแผนอย่างดี เตรียมทุกสิ่งทุกอย่าง ก็ไม่ใช่ว่าจะทำให้เรา ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายเสมอไป บางครั้งจะมีอุปสรรคบางอย่างมาขัดขวาง ดังนั้น การทำงานไปสู่เป้าหมายต้องการความอดทน ความมีวินัยในตนเอง การพิจารณาอย่างรอบคอบ รักษาความต้องการเอาไว้ และทำงานหนักเพื่อชนะให้ได้ เนื่องจากกาลเวลาเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะโลกยุคโลกาภิวัตน์ที่เต็มไปด้วยข่าวสารข้อมูล ความรู้ เทคโนโลยีหลากหลาย อาจจะทำให้เราต้องถูกบังคับให้ปรับเปลี่ยนแผน เป้าหมาย สิ่งที่เป็นเป้าหมายระยะยาวกำหนดไว้เมื่อ 5 ปีก่อน อาจจะไม่เหมาะสมแล้วในยุคปัจจุบัน เราจะต้องไม่รู้สึกผิดหวังมากมาย คงต้องยอมรับและปรับเปลี่ยนไป ยอมรับผลของความล้มเหลวที่อาจจะเกิดขึ้นและคิดให้ได้ว่า นั่นคือบทเรียน และเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราเกิดการเรียนรู้จากประสบการณ์
สิ่งอื่นที่เข้ามาเป็นอุปสรรคยังมีอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสุขภาพ เงินขาดมือการที่ต้องย้ายไปอยู่ที่อื่นโดยไม่คาดคิด ย้ายแบบฟ้าผ่า หน่วยงานถูกยุบเลิกไป เกือบจะทุกคนที่มีประสบการณ์ความผิดหวังจากอุปสรรต่างๆ แต่ถึงอย่างไรก็ตาม ก็มีหนทางเสมอสำหรับคนที่ ตั้งใจจริง……
คุมเวลาด้วยการวางแผนงานประจำวัน
เวลาเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า เป็นสิ่งสำคัญที่สุด และเป็นสิ่งเดียวที่ไปขอซื้อก็ไม่ได้ ไปขโมยของใครมาก็ไม่ได้ และเวลานี่แหละที่ถือว่าเป็นสิ่งที่เป็นประชาธิปไตยมากที่สุด คือ ทุกวันทุกคนมีเวลาเท่ากัน ความแตกต่างกันอยู่ที่การใช้เวลาของคน เวลาผ่านเราไปในช่วงเวลาที่เท่ากัน 60 วินาที ใน 1 นาที บางเวลาเราจะรู้สึกว่า เวลาผ่านไปอย่างรวดเร็ว เมื่อเวลาที่เรามีความสุข กำลังทำอะไรที่น่าสนใจ กำลังยุ่ง ไปปรากฏตัวสาย หรือมีเหตุการณ์ที่ไม่น่ารื่นรมย์กำลังจะเกิดขึ้น และเวลาจะผ่านไปอย่างเชื่องช้า เมื่อเรารู้สึกว่าเบื่อ ว่างงาน กำลังรอคอยสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นไม่ว่าเราจะรู้สึกอย่างไรก็ตาม ในเรื่องเวลาที่ผ่านเลยเราไปโดยไม่หวนกลับมาเช่นกัน เราจะต้องหาวิธีในการใช้เวลา ที่ผ่านเลยเราไปในแต่ละวันให้คุ้มค่าที่สุด โดยเวลาทำงานในแต่ละวัน ทุกนาทีทุกชั่วโมงใช้เวลาในที่ทำงาน ทำงานให้กับหน่วยงานเต็มที่ โดยไม่แอบขโมยเวลาของการทำงานไปทำเรื่องส่วนตัว ทำงานในหน่วยงานตามเป้าหมายของงาน เมื่อกำหนดเวลาทำงานแล้ว ใช้เวลาเหล่านั้นตามเป้าหมายของชีวิตให้เกิดความสุข เกิดประโยชน์สำหรับตนเองมากที่สุด โดยไม่หอบเอางานจากที่ทำงาน กลับมาที่บ้าน หรือเอางานของที่บ้านไปทำที่ทำงาน แยกแยะให้ได้ การปะปนของงานมีบ้างเป็นครั้งคราวได้ แต่ไม่ควรเกิดจนเป็นกิจวัตรประจำวันและฝังเป็นนิสัย
เราจะทำอย่างไร จึงคุมเวลาของเราในแต่ละวันได้
การวางแผนงานประจำวัน คือ คำตอบ
แนวทางในการวางแผนงานประจำวัน
การดำเนินในแต่ละวันจะสามารถบรรลุเป้าหมายของงานได้ ถ้าเราได้กำหนดสิ่งที่จะทำในแต่ละวันเอาไว้ให้ชัดเจน แล้วพยายามทำให้ได้ตามนั้น การวางแผนงานประจำ เราควรจะได้ทำ ทุกเย็นก่อนกลับบ้านและอ่านทบทวนทุกเช้าก่อนทำงานในวันนั้น การวางแผนงานประจำวันก่อนกลับบ้านช่วยให้เราได้บันทึกสิ่งที่เราจะต้องติดตามงานในวันรุ่งขึ้น ลงไปในแผนงานประจำวันด้วย นอกเหนือจากรายการสิ่งที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้น และการที่เราอ่านทบทวนแผนงานอีกครั้งในตอนเช้า ก็เพื่อที่จะได้เตรียมตัวของเราให้พร้อมในการที่จะทำงานนั้น ได้มองเห็นรายการสิ่งที่จะต้องทำ รายการนั้นๆ จะได้ช่วยควบคุมเราอยู่กับงาน เพื่อทำงานที่กำหนดเอาไว้ให้สำเร็จ
สิ่งที่จะต้องปฏิบัติเพื่อวางแผนงานประจำวัน
1. กำหนดกิจกรรมที่จะต้องทำ งาน นัดหมาย โทรศัพท์ เอกสาร การติดตามงาน ฯลฯ
2. จัดลำดับของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน แล้วควบคุมตนเองให้ทำให้ได้ตามลำดับที่กำหนดนั้น
3. จัดตารางรายการที่จะทำให้ยืดหยุ่นไว้ประมาณวันละ 1 ชั่วโมง นอกเหนือจากเวลาพัก ตามการกำหนดของแต่ละหน่วยงาน ยืดหยุ่นไว้เผื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน หรือสิ่งที่ไม่คาดคิด
4. อย่าเขียนรายการที่จะต้องทำไปมากกว่าที่จะทำได้จริง จะทำให้เกิดความท้อแท้ เมื่อทำ ไม่เสร็จ
5. ทำงานยากเสียแต่เช้าๆ ในขณะที่เรากำลังสดชื่น เพราะเมื่อทำงานยากเสร็จแล้ว โลกก็จะสดใส ดูอะไรๆ ก็ง่ายไปหมดทั้งวัน และข้อสำคัญเช้าๆ คนในหน่วยงานกำลังอยู่กันเต็มพิกัด ถ้าต้องติดต่อประสานงานขอข้อมูลจากใครจะได้สะดวก
6. วางแผนงานประจำวันเสร็จแล้ว วางให้อยู่ในสายตามุมใดของโต๊ะหรือติดไว้ที่ตู้ข้างโต๊ะ อาจจะใช้เป็นกระดาษสี จะได้เห็นชัดเจน เมื่อทำงานเสร็จแล้วในเรื่องใดก็ขีดไปทีละเรื่อง
เมื่อวางแผนงานประจำวันเสร็จแล้ว วางให้เห็นอยู่ในสายตา นอกจากจะช่วยกระตุ้นเราให้ทำงานให้ครบถ้วน ไม่วอกแวกไปทำอย่างอื่นที่ไม่ใช่งานแล้วยังช่วยให้คนทราบว่าในแต่ละวันเราทำอะไร และถ้าเราไม่ได้มัวทำงานอยู่ที่โต๊ะ เราไปไหน จะได้ไม่ถูกเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานบ่นหา หรือนินทาโดยไม่เข้าใจว่า หายไปไหนอีกแล้ว มาหาทีไรไม่เคยอยู่ เพราะว่ารายการที่ปรากฏในแผนงานจะบอกได้ว่า เวลาที่มาหาแล้วเราไม่อยู่ เราไปไหน อาจจะพบว่าเป็นรายการไปประชุมที่หน่วยอื่นไปติดตามงานตามคำสั่งของใครที่ไหน แผนงานประจำวันนี้น่าจะช่วยสร้างความสบายใจให้กับทุกฝ่ายได้
ตัวอย่างแบบฟอร์มการวางแผนงานประจำวัน
แบบที่ 1
|
วันที่……………เดือน…………………….พ.ศ. ……………….. ………… (1) ตรวจแฟ้มเอกสารเพื่อเสนอเซ็น |
แบบที่ 1 เป็นรูปแบบสำหรับการวางแผนงานประจำวันง่ายๆ สำหรับการทำงานที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน มีงานประจำที่เด่นชัดว่าจะต้องทำอะไร และอาจจะมีงานพิเศษที่เพิ่มเติมบ้างเป็นครั้งคราว แบบนี้ง่ายในการใช้เพียงแต่เขียนรายการลงไป ทำแล้วข้อใดก็ขีด / ลงไป เมื่อใครมาหาไม่พบในข้อใดก็จะทราบว่า เราไปทำอะไรอยู่ จะติดตามเราก็สามารถติดตามได้ ถ้ามีเรื่องเร่งด่วนที่เกี่ยวข้องหรืออยากนัดหมายก็อาจเขียนนัดในช่องว่าง โดยใช้ปากกาสีต่างออกไป เพื่อจะได้สะดุดตาเจ้าของแผนงานประจำวัน
แบบที่ 2
|
6.00 น. …………………………………………………………………………………….. |
แบบที่ 2 เป็นแบบฟอร์มที่มีการกำหนดเวลาเอาไว้ตั้งแต่เช้าจนถึงค่ำ ใช้บันทึกรายการสิ่งที่จะต้องทำได้ทั้งช่วงการทำงานเพื่อหน่วยงาน และรายการส่วนตัวนอกเวลางาน ใช้ได้คุ้มค่าทั้งวัน รูปแบบนี้อาจจะใช้สมุดบันทึกประจำวัน (Diary) ทำรายการแล้วเปิดวางไว้บนโต๊ะ แทนการใช้เป็นแบบฟอร์ม ใครมาหาไม่พบ ข้องใจว่าไปไหนก็อ่านดูได้ ถ้ามีเรื่องต้องติดตามจะได้ตามไปได้หรือจะพบก็อาจจะเขียนนัดลงไปในช่วงเวลาที่ว่างอยู่ ก่อนกลับบ้านหลังจากวางแผนงานวันต่อไป แล้วก็ทบทวนดูรายการที่ต้องทำหลังเลิกงานได้ด้วย จะได้ไม่พลาดทั้งเรื่องในหน้าที่ของงานและหน้าที่ส่วนตัว
แบบที่ 3
|
แผนงานประจำวัน วันที่……………เดือน…………………….พ.ศ. ………………..
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ลำดับ A ต้องทำวันนี้ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ลำดับ B ควรจะทำวันนี้ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ลำดับ C สามารถเลื่อนออกไปได้ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ลำดับ D สามารถแบ่งให้บุคคลอื่นช่วยรับผิดชอบได้ |
แบบที่ 3 สำหรับนักบริหารระดับกลางขึ้นไปที่มีความรับผิดชอบหลายด้าน รายละเอียดสำหรับการทำแผนงานประจำวัน แบบที่ 3 มีดังนี้
1. โทรศัพท์ เขียนรายการลงไปว่า จะโทรศัพท์ถึงใครบ้าง เรื่องอะไร โทรศัพท์ถึงใคร ก่อน-หลัง
2. งานที่ต้องทำ เขียนรายการงานเอกสาร ที่มุ่งหวังจะทำให้เสร็จในวันนั้นลงไป พร้อมเขียนลำดับความสำคัญ A B หรือ C รายการใดที่จะกระจายไปให้ลูกน้องรับผิดชอบได้ ให้เขียนลำดับความสำคัญ A/D B/D หรือ C/D นอกจากงานเอกสารเขียนรายการงานที่รับผิดชอบที่จะต้องดำเนินการ หรือเข้าไปเกี่ยวข้องในวันนั้นลงไป
3. นัดหมาย เขียนเวลา บุคคลที่จะพบ เรื่องที่จะสนทนา/ปรึกษา สถานที่ว่าจะเป็นที่ทำงานของใครหรือสถานที่อื่น ใส่จำนวนเวลาที่จะสนทนาสูงสุดเอาไว้ด้วย การมีกำหนดเวลาจะช่วยหยุด การสนทนาได้ เพื่อรักษาเวลาของการนัดหมาย เริ่มทำงาน A ก่อน B ก่อน C
4. ติดตามผลงาน เขียนรายละเอียดที่จะต้องติดตามผล ทำงานใดค้างไว้และจะต้องติดตามเขียนรายละเอียดลงไปพอเข้าใจ ว่าได้ดำเนินการเรื่องนั้นไปมากน้อยแค่ไหน และขั้นต่อไปจะทำอะไร
แบบฟอร์มสำหรับการวางแผนงานประจำที่เสนอไป 3 แบบนี้ เป็นเพียงตัวอย่างเสนอเป็นแนวคิดเท่านั้น เพื่อแต่ละหน่วยงานจะได้นำไปปรับและจัดทำแบบฟอร์มที่เหมาะสมกับลักษณะการทำงานของแต่ละที่ คิดว่าปัจจุบันนี้หลายหน่วยงานได้คิดแบบฟอร์มการวางแผนงานออกมาใช้กันแล้ว
นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้สมุดบันทึกประจำวัน และปฏิทินมาช่วยในการวางแผนงานประจำวันและรับนัดหมาย หลายหน่วยงานก็ได้จัดทำกันขึ้นมาใช้แพร่หลายทีเดียว
1. ปฏิทินขนาดใหญ่ ใช้ติดข้างฝามี วัน เดือน ปีครบทั้งปีใน 1 แผ่น ใช้ในการวางแผนงาน ที่จะต้องทำทั่วไป รวมทั้งเหตุการณ์ต่างๆ ที่หน่วยงานจะต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง และงานเฉพาะกิจของหน่วยงานเองด้วย โดยจะใช้สีสำหรับแยกแยะให้เห็นว่า อะไรคือแผนงานรวมของฝ่าย ของแผนก และงานที่ตนเองรับผิดชอบ
2. ปฏิทินแผ่นรายเดือน ทำเป็นแผ่นละเดือน มีสัปดาห์ วัน และมีช่องว่างเพียงพอ สำหรับบรรจุรายการนัดหมายและงานสำคัญได้ เราสามารถใช้เขียนรายการสิ่งที่จะต้องทำวางไว้บนโต๊ะ
3. ปฏิทินแบบแขวนหรือพับ ใช้แขวนไว้ข้างโต๊ะหรือตั้งโต๊ะ จะมีตารางเป็นเดือนมีที่ว่างพอสำหรับจดบันทึกนัดหมายและงานสำคัญได้
4. ปฏิทินเล่มเล็ก จัดเป็นปฏิทินเดือนตลอดปี มีรายละเอียด วันสำคัญ วันหยุด มีช่องเล็กๆ พอจะเขียนบันทึกย่อสำหรับนัดหมายหรือใช้เขียนเป็นสัญลักษณ์สำหรับสิ่งที่จะต้องทำลงไปก็ได้
5. สมุดบันทึกประจำวันแบบกำหนดเวลา สำหรับบันทึกรายการสิ่งที่จะต้องทำและ นัดหมาย มีแบ่งช่วงเวลาให้ อาจจะเป็นช่วงละครึ่งชั่วโมงหรือช่วงละชั่วโมง อาจจะมีเวลาเฉพาะ ช่วงทำงานหรือนอกเวลางานด้วยก็แล้ว แต่บางครั้งจะมีช่องว่างตอนท้ายตารางเวลาเพื่อการบันทึก บางเล่มอาจจะมีสมุดบันทึกที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และรายละเอียดอื่นๆ มากมาย ตามความจำเป็นใช้สอยในงาน ก็เลือกใช้ได้ตามสภาพของงาน
6. สมุดบันทึกประจำวันขนาดเล็กและใหญ่
เล่มเล็ก สำหรับพกพาไปกับตัว ใช้รับนัดหมายตรวจสอบวันว่าง ใช้ได้ทุกโอกาสและสถานที่
เล่มใหญ่ พกไปด้วยตลอดเวลาก็ได้หรือวางเอาไว้ที่ที่ทำงาน เพื่อบันทึกงานที่จะต้องทำหรือรับนัดหมาย ถ้าเราไม่อยู่มีเลขานุการ ให้เลขานุการดูแลในการรับนัดหมายบันทึกลงไปตามเวลาที่ว่าง
ถ้าเรามีสมุดบันทึกใช้มากกว่า 1 เล่ม ต้องหมั่นตรวจสอบรายการทั้งสองเล่มให้ตรงกัน เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการนัดหมายต่างๆ
ทำไมจึงทำไม่ได้ตามแผนงานประจำวันที่กำหนดเอาไว้
1. พยายามจะทำงานให้เสร็จไปหมดทุกอย่าง บางครั้งยังไม่พร้อมที่จะทำงานบางอย่าง ที่เขียนลงไปเพราะข้อมูลยังมีไม่เพียงพอ
2. ไม่ได้เอาใจใส่พิจารณาลำดับของงาน ตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน ก่อน-หลัง
3. ขาดวินัยในตนเอง เนื่องจากยอมให้ความต้องการด้านอื่นมาครอบงำงาน และจุดมุ่งหมายหลัก
4. ขาดความมั่นใจในการทำงาน ให้บรรลุตามจุดมุ่งหมาย
5. ทำงานโดยไม่ได้ทำให้ถึงแก่นแท้ของงาน มัวแต่ทำงานที่อยู่รอบๆ ข้าง
6. ไม่กล้าตัดสินใจ
7. มัวแต่คิดถึงอดีตกาลที่ทำผิดพลาด แทนที่จะมองต่อไปข้างหน้าในแง่ดีว่าจะทำงานได้สำเร็จ
8. มัวแต่คิดว่า “ฉันอาจจะทำไม่เสร็จ” แทนที่จะพูดว่า “ฉันทำได้และฉันจะทำ”
เมื่อวางแผนประจำวันไปแล้ว ต้องพยายามทำให้ได้ตามที่วางแผนเอาไว้ทุกวัน ถ้ามีปัญหาต้องหาทางแก้ไขปรับตารางเวลาให้เป็นไปได้ ให้ทำได้จริง
เราควรจะมีความบริสุทธิ์ใจและจริงใจ ในการทำงานให้จริงจัง เพื่อผลประโยชน์และความก้าวหน้าของหน่วยงานที่เราสังกัดอยู่ เราจะทำได้ ทำได้ดีอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเรามีการวางแผนงานประจำทุกวันและพยายามทำงานตามที่วางแผนเอาไว้ให้สำเร็จทุกวัน งานที่เรารับผิดชอบสำเร็จ งานของหน่วยงานสำเร็จ ความสำเร็จก็เป็นของเราทุกคน จงภูมิใจในหน่วยงานที่เราสังกัดอยู่ ทำดีที่สุดเพื่อหน่วยงานของเรา
อย่าลืม ! คุมเวลาของเรา ด้วยการวางแผนงานประจำวัน
จัดเวลาในการทำงานเพื่องาน
“เบื่อ งานมาก ทำไม่ทัน ทำเสาร์ก็แล้ว อาทิตย์ก็แล้ว ไม่มีเวลาพักเลย ก็ยังทำไม่ทัน” ทุกองค์กรคงได้ยินคำบ่น คำปรารภทำนองนี้อยู่เสมอๆ บางคนบ่นมาก พูดมากจนน่ารำคาญถ้าเราต้องบ่นซ้ำซากอยู่เช่นนี้เป็นประจำล่ะก็ ลองมาสำรวจตัวเราเองซิว่า ปัญหาของเวลาที่เรามี แล้วไม่พออยู่ตรงไหน ทำงานไม่ทัน ทำอะไรก็ไม่ทันชีวิตจมอยู่กับงาน เกิดอะไรขึ้น งานมีมากจริง มีมากกว่าเวลาที่มี หรือว่างานน้อยแต่ตัวเราเองทำงานไม่เป็น แบ่งเวลาในการทำงานไม่ถูกไม่รู้จักการจัดสรรเวลาให้แก่งานแต่ละประเภท พิจารณาตัวเราเองให้ถูกจุดตรงประเด็นแล้วก็จะแก้ไขปัญหาได้
ถ้างานมากเวลาน้อย ก็คงจะต้องคุยกับระดับสูงขึ้นไป เพื่อแบ่งสัดส่วนงานของเราไปให้คนอื่น หรือจ้างคนเพิ่มเข้ามาช่วย เพราะถ้าชีวิตเราต้องจมกับงาน ขาดความสำราญส่วนตัว ก็คงต้องตัดรอนงานที่ไม่ตรงตามกำหนดงานที่ว่าจ้างเข้ามาทำออกไปให้คนอื่น เราจะได้มีเวลาเพิ่มขึ้น หรือถ้างาน ตรงตามกำหนดแต่มากเกินไป และทุกคนก็มีงานมากท่วมท้นเช่นกัน มองหาเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ถ้านำเทคโนโลยีเข้ามาแล้วก็ยังไม่สามารถลดเวลาทำงานได้ ก็คงไม่พ้นหาคนมาเพิ่มหรือปฏิรูประบบการทำงานทั้งระบบไปเลย ถ้าทุกคนแน่ใจว่าได้จัดการกับเวลาในการทำงานให้แก่งานอย่างเต็มที่แล้ว แต่ถ้าเรางานน้อยแต่แบ่งเวลาไม่เป็น ทำงานไม่เป็น ก็คงต้องศึกษาวิธีการในการบริหารเวลาและฝึกอบรมอย่างเข้มในเรื่องงานที่รับผิดชอบอยู่ เข้าใจงาน รู้หลักการในการบริหารเวลา เต็มใจที่จะปรับพัฒนาตนเอง ไม่ช้าไม่นานการทำงานก็คงจะมีความสุข จะได้เลิกพูดคำว่า “เบื่อ” เสียที
เวลา เป็นสิ่งที่มีค่า ข้อความที่จะต้องพูดอยู่ซ้ำซากเพื่อเตือนให้เห็นคุณค่าของเวลาเวลาในแต่ละนาทีที่สูญเสียไป โดยไม่ตรงตามจุดมุ่งหมายของหน่วยงาน หมายถึง การสูญเสียเงิน วัสดุอุปกรณ์ ทรัพยากรบุคคลและเกิดความสิ้นเปลืองในด้านอื่นๆ ตามมา
ลองสำรวจการใช้เวลาของเราแต่ละคนใน 1 วัน หรือ 24 ชั่วโมง ดูซิว่าเราทำอะไรบ้างมีอะไรบ้างที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับเรา และข้อสำคัญเป็นตัวสูบเวลาของเราไปทุกๆ วัน หนีไม่พ้น ตัวสูบหลักๆ คือ การทำงานและครอบครัว งาน – อาชีพที่เราทำอยู่ ต้องทำเป็นประจำทุกวันทำการประมาณวันละ 8 ชั่วโมง เพื่อให้ได้เงินมาใช้ดำรงชีวิตอยู่ในโลกของการแข่งขันและสังคมที่สับสน ด้วยข่าวสารที่ไม่รู้ว่าใครพูดจริง เลยทำให้เสียเวลาเพิ่มขึ้นในการเสาะแสวงหาแหล่งข้อมูลจริงที่ถูกต้อง ซึ่งไม่แน่ว่าจะหาพบ ครอบครัว – ไม่ว่าโสด แบบต้องร้องเพลง “ค่ำคืนฉันยืนอยู่เดียวดาย” หรือมีคู่ ที่ต้องร้องเพลง “วุ่นวายจริงหนอ” ก็ต้องแบ่งเวลาเจือจานให้บุคคลในครอบครัว เครือญาติของเรา มีคู่ก็เครือญาติของเรา รวมกันเข้าก็สูบเวลาของเราไปเยอะทีเดียว ที่จะต้องให้เวลาเข้าร่วมกิจกรรมสังคมทั้งรวมญาติ ยินดี เศร้าโศก นอกเหนือจากดูแลคู่และลูก ตัวสูบเวลาต่อไปก็คือ เพื่อน – ร่วมรุ่นทุกสถาบัน ทุกชมรมทุกกลุ่มย่อยที่จะนัดหมายเจอะเจอ รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี ก็แล้วแต่ มีกลุ่มมากเท่าไหร่ รุ่นเยอะเข้าเท่าไหร่ เวลาที่จะถูกสูบไปก็จะเยอะมากเท่านั้น แล้วบ่อยครั้งก็เผลอรุกรานมาดึงเอาเวลางานไปร่วมเสียเวลาด้วย งานสังคม – ไม่ว่าแต่งงาน บวช กิจทางศาสนา ก็คือสิ่งที่สูบเวลาไปเป็นช่วงๆ แล้วไหนจะเจ้านายอีกล่ะ ถ้าเราเป็นคนประเภท ครับผม ค่ะค่ะ เจ้านายเดินมารีบเปิดประตูรับ ถือกระเป๋าให้ จะไปไหนก็วิ่งติดต่อ เคลียร์พื้นที่ให้ก่อน เรียกว่าไม่ใช่หน้าที่ก็พอใจทำให้ ไม่ช้าไม่นานก็จะถูกรุกรานไปทำหน้าที่บริการเป็นครั้งคราว เวลาถูกสูบด้วยความเต็มใจของเจ้าตัว เรื่องงานพักไว้ก่อน เจริญเป็นช่วงๆ ก็พอใจ
แล้วเราจะทำอย่างไร ที่จะคุมตัวเองให้ทำงานได้การได้งาน โดยไม่ถูกตำหนิทั้งจากเพื่อนร่วมงานระดับเดียวกัน ด้อยกว่า และสูงกว่า
จุดเริ่มต้นที่ดีในการบริหารเวลา จะต้องเริ่มต้นด้วยการที่เราจะต้องรู้จักกำหนดเป้าหมาย ของชีวิต และกำหนดเป้าหมายของงาน เพราะเป้าหมายจะเป็นเสมือนเข็มทิศที่นำทางชีวิตของเรา ไปสู่ความสำเร็จได้รวดเร็วกว่าการปล่อยชีวิตให้ผ่านไปเป็นวันๆ การบริหารเวลาที่ดี คือ การใช้เวลา 24 ชั่วโมง ให้มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล โดยใช้เวลางานเพื่อทำงานในความรับผิดชอบออกมาให้ได้ดีที่สุด เป็นไปตามเป้าหมายของงานโดยมีแผนงานประจำวัน ช่วยควบคุมตัวเรา และพ้นจากงานก็ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์กับตัวเราเอง ครอบครัวของเรา เป็นไปตามเป้าหมายชีวิตของเรา
เรามามุ่งที่การทำงาน ในช่วงเวลาทำงาน สิ่งที่นำเราไปผูกมัดกับเวลาที่เราจะต้องอยู่ในสภาพเช่นนั้นทุกวันทำงานก็คือ
(1) ตารางเวลา ครอบคลุมเวลาส่วนใหญ่ที่จะต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้งานบรรลุตามแผนงาน ที่กำหนดไว้ ไม่ว่าจะเป็นตารางเวลาในการทำงานของพนักงาน และตารางเวลาของผลผลิตที่จะต้อง ได้กำหนดเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี
ตารางเวลาในการทำงาน ทุกองค์กรจะมีกำหนดเอาไว้แตกต่างกัน โดยประมาณกลางๆ 8 ชั่วโมง อาจจะเริ่ม-เลิกในเวลาที่ต่างกันไป เช่น 7.30 – 17.00 น. 8.30 – 16.30 น. 8.00 – 17.00 น. ฯลฯ บางที่ทำงานต้องทำงานวันเสาร์ครึ่งวัน โดยเงินเดือนก็คงเดิม ถ้าไม่อยากทำงานวันเสาร์ ก็อาจจะตกลงกันได้ในองค์กร โดยการทำงานเพิ่มเข้าไปในวันปกติวันละ 1 ชั่วโมง ในช่วงจันทร์ – ศุกร์ก็ได้ ตารางเวลาในการทำงานก็ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรจะถือปฏิบัติ บางแห่งทุกคนทำงานวันจันทร์ – ศุกร์ เสาร์หัวหน้ามาทำโดยไม่มี O.T. ก็มี ก็คงแล้วแต่บุญกรรมของแต่ละคน และความพึงพอใจของเราเองด้วย บางคนมีสิทธิ์เลือกงาน บางคนต้องวิงวอนของานทำ บางคนได้ทำงานในที่สะดวก สบายใจ สบายตัว สบายทรัพย์ บางคนก็มีวิบากกรรมนำไปพบแต่ความโชคไม่ดีไม่รู้จบ จะในรูปแบบใดก็ตาม เมื่อรับผิดชอบงานแล้ว ต้องเคารพเวลาของงานตามตารางเวลาในการทำงานที่กำหนดให้ทำในแต่ละวันตั้งแต่เช้าถึงเย็น โดยมีพักกลางวัน 1 ชั่วโมง เราคงต้องปฏิบัติงานตามนั้น มุ่งมั่นทำงานตามตารางเวลาและตามแผนงานประจำวันที่ได้วางเอาไว้ การขโมยตารางเวลาในการทำงานไปทำเรื่องอื่น ขอให้เกิดน้อยที่สุด ช่วงของเวลางาน คือ ทำงานอย่างจริงจัง
ตารางเวลานี้ เป็นเครื่องวัดความสามารถในการทำงานของผู้รับผิดชอบงานในแต่ละจุดว่าทำงานได้รวดเร็วหรือล่าช้าอย่างไร ในการทำงานบางครั้งจะมีเหตุการณ์ที่เลี่ยงไม่ได้ มาทำให้งานช้าลงไป ถ้าเกิดบ่อยๆ จะทำให้ถูกมองว่าทำงานไม่ประสบผลสำเร็จ เมื่องานล่าช้าไปครั้งหนึ่งจะเกิดความล่าช้าเป็นลูกโซ่ต่อเนื่องกันไป จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาด้วยการนำเอาตารางเวลาออกมาปรับ วางแผนใหม่ให้อยู่ในสภาพที่เป็นไปได้ และหาลู่ทางทำงานให้ได้ตามตารางเวลา
(2) กำหนดเวลา การทำงานตั้งแต่เช้าถึงเย็นตามตารางเวลาในการทำงานตามหน้าที่ ที่ได้ว่าจ้างเราเข้ามาทำงาน ก็คลอบคลุมเวลาการทำงานอยู่แล้ว แต่ในลักษณะการทำงานของเราก็คงหลีกเลี่ยงไม่ได้ในการที่จะต้องมีกำหนดเวลาส่วนอื่นเข้าไปในตารางเวลาในการทำงาน เช่น การประชุมที่เกี่ยวข้องทั้งใน-นอกสถานที่ การนัดหมายต่างๆ ในเรื่องของงานที่จะต้องเบียดเบียนลงไปในเวลาของการทำงานแต่ละวัน ซึ่งเราคงจะต้องกำหนดลงไปให้มีความสมดุลกันในแต่ละวันแต่ละสัปดาห์ บรรจุลงไปในแผนงานประจำวัน เพื่อจะได้ไม่ทำให้งานไปล้นในสัปดาห์ใดสัปดาห์หนึ่งมากจนเกินไป เพราะจะเป็นสื่อทำให้เกิดงานคั่งค้างต้องสะสางด้วยเวลาส่วนตัว
(3) การทำงานเสร็จตามโครงการ ในหน่วยงานต่างๆ มักจะมีโครงการพิเศษต่างๆ จัดทำขึ้นมา และมีกำหนดเวลาที่จะต้องทำเสร็จแล้วนำส่งงานหรือเสนอรายงาน ผู้รับผิดชอบจะต้องติดตามและดูแลดำเนินการให้เป็นไปตามกำหนด สัปดาห์ เดือน หรือปี แล้วแต่ลักษณะโครงการ เช่น การจัดสร้างอาคารสถานที่และเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ จนถึงงานเล็กๆ เพื่อสังคมตามเทศกาลที่หน่วยงานจัดขึ้น ซึ่งมีช่วงเวลาที่จะต้องมีผู้รับผิดชอบเข้าไปทำ เรื่องของที่ทำงานก็ต้องบรรจุเข้าไปในตารางเวลาในการทำงาน และบางส่วนก็คงมาสูบเอาเวลาส่วนตัวไป ก็คงไม่ต้องคิดอะไรมาก เพราะนี่คือความจริงในชีวิตของการทำงาน
สิ่งที่มัดตัวเราเอาไว้กับเวลาเช่นนี้ ในการทำงานของแต่ละบุคคล เราจะจัดสรรเวลาในการทำงานของเราให้ดีได้อย่างไร ข้อมูลพื้นฐานที่จะใช้ได้สำหรับผู้เริ่มต้นทำหน้าที่บริหารงานพอเป็นแนวทางก็คือ การจัดสรรเวลาในการทำงานให้แก่งานหลักๆ ดังนี้
(1) งานเอกสารประจำวัน ควรให้เวลาประมาณ 10-20% ของงานที่จะทำ เป็นงานประเภทการลงเวลาทำงาน การกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ตรวจใบสั่งงาน อ่าน – ตอบจดหมายและคำขอต่างๆ การเขียนรายงาน เตรียมการประชุม อ่าน – บันทึกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน ฯลฯ
(2) งานดูแลและให้คำแนะนำ ควรแบ่งเวลาให้กับงานนี้ 50% ในกรณีที่รับผิดชอบในการบริหารงานเพราะถือว่าเป็นหัวใจของการทำงานของผู้บริหารในการที่จะดูแลและให้คำแนะนำเป็นที่ปรึกษา ช่วยแก้ไขปัญหาปรับสภาพแวดล้อมต่างๆ ให้แก่ผู้ร่วมงาน รวมถึงกิจกรรมในการมอบหมายงาน การฝึกอบรม ถ้าไม่ใช่ผู้บริหารก็ลงแรงทำงานหลักของตัวเอง
(3) งานมอบหมายพิเศษ คนที่มีความสามารถพิเศษหลายด้าน ก็มักจะได้รับมอบหมายให้ทำงานพิเศษอยู่เสมอ แต่ควรจะรู้จักควบคุมงานพิเศษเหล่านี้ โดยเฉพาะที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงาน เอาไว้ประมาณ 10-20% เท่านั้น การรู้จักปฏิเสธเป็นครั้งคราวตามลักษณะความสำคัญของงานก็จำเป็น และบางครั้งเมื่อสุดวิสัย อาจจะต้องเสียสละเวลาส่วนตัว ในการที่จะทำงานมอบหมายพิเศษเพิ่มเติมนอกเวลา เพื่อไม่ให้เกิดผลเสียแก่งานในหน้าที่ตามปกติ
(4) งานวางแผนและสร้างสรรค์ การจัดเวลาเพื่อคิดและเพื่อพัฒนางาน ควรจัดเอาไว้ในตารางเวลาในการทำงานอย่างน้อยที่สุดประมาณ 15% เป็นช่วงที่เราจะได้มีโอกาสคิดหาวิธีการใหม่ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานคล่องตัวขึ้น และมีผลส่งไปถึงการพัฒนาโครงการและวิธีการในการปฏิบัติงาน งานนี้ทำให้เรามีสิทธิ์เป็นดาวรุ่งได้
ชีวิตในช่วงการทำงานเป็นโอกาสที่ดีที่สุด ที่จะแสดงความสามารถได้อย่างเต็มที่ เพื่อนำมาซึ่งชื่อเสียงและความสำเร็จในการทำงาน ใช้เวลาทุกนาทีให้เกิดประโยชน์ในขณะที่มีกำลัง ที่จะทำ เพื่อจะได้ภูมิใจในผลงานในอนาคตแทนที่จะมานั่งนึกเสียดายเวลาที่ผ่านไป แล้วคิดว่าน่าจะทำสิ่งต่างๆ ได้ดีกว่านี้
วิเคราะห์เวลาเพื่อหาจุดพัฒนาตนเอง
Peter F. Drucker (1979) ได้กล่าวเอาไว้ว่า
“การบริหารที่มีประสิทธิผลนั้น จะเริ่มต้นด้วยการศึกษาดูว่าท่านใช้เวลาไปจริงๆ ในการทำอะไรบ้าง”
การศึกษาดูการใช้เวลาของเรา ก็ด้วยวิธีการวิเคราะห์เวลา แนวทางที่จะปฏิบัติได้ก็ด้วยการที่เก็บบันทึกการใช้เวลาของเราแต่ละวัน อาจจะใช้แผนงานประจำวันมาวิเคราะห์ก็ได้ โดยแผนงานประจำวันนั้นต้องตรงกับสิ่งที่ปฏิบัติจริงในแต่ละวัน นำแผนงานประจำวันในแต่ละวันประมาณ 1 สัปดาห์ โดยเลือกเอาสัปดาห์ที่เราทำงานเป็นปกติครบทุกวัน นำแผนงานนั้นมาตรวจดูว่า รายการงานในข้อใดเป็นงานที่ทำ คือ งานในหน้าที่และเหมาะกับเวลา หรือเป็นงานในหน้าที่แต่ทำไม่เหมาะสมกับเวลา หรือทำงานที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่เลย ประเภทงานเจ๋อ คือไปช่วยงานคนอื่นโดยไม่มีใครสั่ง หรือเวลาทำงานเอาไปซื้อของ สระผม จ๊ะจ๋ากับใครต่อใครที่ไม่เกี่ยวกับงาน
เมื่อสำรวจแล้วพบว่า 75% ของเวลา เราทำงานในหน้าที่และเหมาะกับเวลา แสดงว่าท่านคือผู้ที่บริหารเวลาได้ถูกต้องแล้ว ก็คงความดีนั้นเอาไว้ ส่วนงานที่อยู่ในหน้าที่แต่ทำไม่เหมาะกับเวลา ก็ต้องหาทางปรับให้เหมาะกับเวลาต่อไป ส่วนงานที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่เลยตัดออกไปเลย ทำ 75% ที่เรามีให้ใกล้ 100% เข้าไว้ ซึ่งก็อาจจะทำได้เป็นวันๆ ไป เพราะงานจริงๆ ที่ทำใกล้ 100% ทุกวันคงเป็นไปไม่ได้ นักบริหารเวลาจึงพอใจว่าเฉลี่ยแล้วทำได้ 75% ก็ถือว่าเกิดประโยชน์กับหน่วยงานเต็มที่แล้ว ถ้าทุกคนร่วมมือร่วมใจทำกันได้จริงจัง
ผลจากการวิเคราะห์เวลาของเราเองด้วยความบริสุทธิ์ใจ ด้วยตั้งใจจะพัฒนาตนจากงานที่ทำ 1 สัปดาห์นี้เอง จะทำให้เราค้นพบตนเองว่า เราใช้เวลาไปอย่างไร ใช้เวลาทำงานในการทำงานให้กับหน่วยงาน เพื่อประโยชน์ของหน่วยงานจริงหรือเปล่า เราใช้เวลาหมดเปลืองไปด้วยเรื่องส่วนตัว แก้ไขงานที่ผิดซ้ำซากเพราะขาดการวางแผน เข้าไปช่วยเหลืองานในหน้าที่ของคนอื่น ทั้งๆ ที่ทำงานในหน้าที่ความรับผิดชอบของเราเองไม่เสร็จ หรือเราพยายามทำงานทุกอย่างด้วยตัวของเราเอง โดยไม่กระจายงานไปให้คนอื่นช่วยทำ เมื่อพบกิจกรรมใดที่ทำให้สูญเสียเวลา ต้องพยายามหาทางตัดทิ้งไป ต่อจากนั้นก็จัดทำตารางเวลาในการทำงานของเราต่อไป
สิ่งที่เราควรระวังต่อไป เมื่อพบข้อบกพร่องของเราในเรื่องการใช้เวลาแล้ว คือเมื่อวางแผนการทำงานประจำวันแล้ว ต้องคำนึงถึงการทำงานของเราให้ทันเวลาที่ได้กำหนดเอาไว้ เลือกทำงานตามเวลาและให้ถูกเวลา และข้อสำคัญคือพยายามทำงานให้ตรงเวลา
ได้มีการศึกษาการทำงานผู้บริหารระดับต่างๆ ว่าใช้เวลาในการทำงานอย่างไรและมีกิจกรรมในการทำงานอะไรบ้างทั้งสามระดับ คือผู้บริหารขั้นต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง พบว่า
ผู้บริหารโดยมากเป็นผู้บริหารขั้นต้น ตำแหน่งนี้จะทำหน้าที่รับผิดชอบคนงานที่ปฏิบัติงานจริงในองค์กร และเป็นผู้บริหารระดับเดียวที่ไม่ได้บริหารผู้บริหารคนอื่น ได้มีการศึกษาถึงงานของผู้บริหารขั้นต้นในโรงงานพบว่าผู้บริหารขั้นต้นจะยุ่งยากวุ่นวายและกลับไปกลับมาอยู่ในระหว่างงาน ใช้เวลาส่วนมากอยู่กับลูกน้อง บางครั้งกับเพื่อนและมีเวลาเพียงเล็กน้อยกับผู้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอก
นักวิจัยคำนวณเวลาที่ผู้บริหารขั้นต้น ใช้ไปในการพูดคุยในเรื่องต่างๆ พบว่าเวลาที่ใช้ส่วนใหญ่ ใช้ไปทางด้านรายละเอียดของงานทางด้านเทคนิค รวมถึงคุณภาพของงาน ความก้าวหน้าของงาน และงานที่เกี่ยวข้องในหน้าที่ของคนงาน เช่น งานบุคลากรและการทำงานของลูกจ้าง
ผู้บริหารขั้นต้นใช้เวลา 57% ของเวลากับคนคือ 30% กับลูกน้อง 21% กับเพื่อนและคนอื่นๆ และ 6% กับผู้บังคับบัญชา
กิจกรรมของผู้บริหารขั้นต้น วิเคราะห์ออกมา พบว่าสิ่งแรกที่ทำคือ พูด มอง และทำงานกับเครื่องยนต์ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการติดต่อสื่อสาร และรับผิดชอบสำหรับปัญหาในขณะนั้น
ผู้บริหารระดับกลาง ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างผู้บริหารระดับสูงและบุคลากรระดับล่าง ได้มีการวิเคราะห์กิจกรรมในการทำงานของผู้บริหารระดับกลาง 66 คน ผลของการวิจัยชี้ให้เห็นว่า ผู้บริหารรับกลางใช้เวลาส่วนมากในการดูแลและจัดกิจกรรม และใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการวางแผนของกิจกรรม
โดยทั่วๆ ไป ผู้บริหารระดับกลาง จะเข้าไปเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานจริงน้อยกว่าผู้บริหารขั้นต้น แต่จะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานเอกสารและการประชุมมากขึ้น งานจะเป็นไปในทางคิดไตร่ตรองมากกว่า การเข้าร่วมในการปฏิบัติการผู้บริหารระดับนี้ คือผู้ที่จะได้รับการฝึกฝน เพื่อขึ้นไปสู่การเป็นผู้บริหารระดับสูงต่อไป
ลักษณะของกิจกรรมและการใช้เวลาของผู้บริหารระดับกลาง คือคุยกับบุคคลต่างๆ ทีละคน 25% อภิปราย/สนทนากับบุคคลมากกว่า 1 คนขึ้นไป 19% ทำงานด้านเอกสาร 14% ประชุมอย่างเป็นทางการ 10% อ่านเอกสารต่างๆ 10% สนทนาทางโทรศัพท์ 9% คิด/ไตร่ตรอง 2% ตรวจสอบ 2% อื่นๆ 9%
ผู้บริหารระดับสูง คือผู้วางนโยบายของหน่วยงาน มีงานวิจัยพบว่า ผู้ประสบความสำเร็จจะทำงานช่วงยาว ชั่วโมงในการทำงานต่อสัปดาห์ จะอยู่ในช่วงเวลา 55-65 ชั่วโมง ซึ่งชั่วโมงทำงานนี้ ผลสรุปทางด้านการบริหารเวลา พบว่าการทำงานที่ดีมีประสิทธิภาพที่สุด คือวันละ 8 ชั่วโมง
งานส่วนใหญ่ของผู้บริหารระดับสูง คือการประชุมที่มีกำหนดการ 59% การประชุมที่ไม่ได้กำหนดเวลา 10% ทำงานที่โต๊ะทำงาน 22% โทรศัพท์ 6% และไปเยี่ยมตามสถานที่ต่างๆ 3%
ผลการศึกษาวิจัยที่นำเสนอไปข้างต้น เรามาทดลองศึกษาการทำงานของเราเองบ้าง และคนในหน่วยงานของเราบ้าง ก็คงจะได้ผลที่น่าสนใจเช่นกัน
ไม่ลองก็ไม่รู้ ทดลองดูเพื่อรสชาติของชีวิตและได้ทราบถึงความจริงของการใช้เวลา และกิจกรรมที่เราทำ … ที่คนในหน่วยของเราระดับต่างๆ ทำ จะได้รู้ว่าเวลาส่วนใหญ่ ทำอะไร คุ้มค่าหรือไม่กับเวลา งาน และเงินที่สูญไป
ใช้เวลากับงานหลักด้วยการจัดลำดับงาน
นักบริหารเวลาหลายท่าน แสดงความคิดเห็นเอาไว้ว่า
“ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จในการทำงานนั้น จะต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิผล รู้จักวิธีมอบหมายงานให้คนในหน่วยงานอย่างเฉลียวฉลาด และ ข้อสำคัญจะต้องรู้จักจัดลำดับงานที่จะต้องทำ”
Peter F. Drucker กล่าวถึงเรื่องจัดลำดับของงานเอาไว้เช่นกันว่า
“การที่คนเราบอกว่า มีเวลาน้อยไปนั้น แท้จริงแล้ว ไม่ใช่เรามีเวลาไม่เพียงพอหรอกนะ ความเป็นจริงคือ เราไม่รู้จักจัดลำดับของงาน ที่เราจะทำต่างหาก”
การทำงานส่วนใหญ่ เราจะทำงานในแต่ละวันด้วยวิธีการอะไรเข้ามาก่อนทำก่อน อันตรายที่ตามมา คือ งานประเภทรอง มักจะมีเข้ามาให้ทำมากกว่างานหลัก
จริงๆ แล้วในการทำงานสิ่งสำคัญกว่าจะต้องมาก่อนและควรทำก่อน เราจะทำอย่างไรที่จะทำอะไรก่อน-หลัง การรู้จักจัดลำดับของงานช่วยเราได้
สิ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการจัดลำดับของงาน
1. จุดมุ่งหมายของหน่วยงาน หรือเป้าหมายของงานที่ทำ
2. งานในความรับผิดชอบของเราโดยตรง
3. ผลกระทบของงานที่เราจะทำ มีผลต่อความสำเร็จของหน่วยงานมากน้อยแค่ไหน
4. ขั้นตอนของการทำงาน และปัญหาที่เกี่ยวข้อง
5. ผู้ที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องกับงานของเรา
วิธีการจัดลำดับของงาน ต้องจัดงานนั้นให้มีสมดุลกันทั้งทางด้านความสำคัญของงาน และความเร่งด่วนของงาน
ความสำคัญของงาน …พิจารณาได้จากคำถามที่ว่า
“งานที่เราทำนี้ จะมีผลอะไรต่อหน่วยงานบ้าง”
ถ้าคำตอบ… มีผลต่อความสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของหน่วยงานมากที่สุด งานนั้นถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก
ความเร่งด่วนของงาน ก็คือ งานมีกำหนดเสร็จเมื่อไหร่
Walter St. John นักเขียนทางด้านการบริหารเวลาท่านหนึ่งได้แนะนำวิธีการจัดลำดับของงานไว้ 3 วิธี คือ
วิธีแรก จัดลำดับของงาน ด้วยการพิจารณาความสัมพันธ์ของความเร่งด่วนของงานและความสำคัญของงาน โดยใช้ตาราง “แนวทางในการจัดลำดับของงาน” เพื่อจัดงานที่เราต้องทำทั้งหมดว่า งานใดจะอยู่กลุ่มใด
กลุ่ม A งานเร่งด่วนมากและที่สำคัญมาก ลงมือทำด้วยตนเอง
กลุ่ม B งานเร่งด่วนมากแต่สำคัญน้อย เป็นงานที่เราควรจะลงมือทำเองถ้ามีเวลา แต่ถ้าไม่มีเวลา ก็ควรมอบหมายให้คนอื่นทำทันที
กลุ่ม C งานเร่งด่วนน้อย แต่สำคัญมาก งานนี้อาจจะต้องทำด้วยตนเอง หรือมอบให้คนที่มีตำแหน่งรองจากเราช่วยทำ หรือมอบให้คนที่มีความสามารถสูงรองจากเราทำ
กลุ่ม D งานเร่งด่วนน้อยและสำคัญน้อย เป็นงานประเภทที่เราเลื่อนไปก่อนได้ ไม่ต้องทำหรืออาจจะเสนอให้คนอื่นนำไปทำ
วิธีที่สอง (1) เริ่มจากเขียนรายการสิ่งที่จะทำทั้งหมดก่อน
(2) จัดเรียงลำดับของสิ่งที่สำคัญที่สุด คืองานที่เป็นจุดเริ่มต้นของงานอื่นๆ ก่อนแล้วเรียงลำดับต่อๆ กันไป
(3) ถ้า งานมีมากหลากหลาย ใช้วิธีการแบ่งเป็นกลุ่มเล็กๆ ตามลักษณะงานก่อน เรียงลำดับในกลุ่มเล็กก่อน โดยเรียงลำดับตามความสำคัญ
(4) เขียนกำหนดเวลาลงไป แล้วเรียงลำดับความเร่งด่วนประกอบ
(5) เรียงเรียบร้อยในกลุ่มเล็ก แล้วนำมารวมในกลุ่มใหญ่อีกครั้ง
วิธีที่สาม ใช้ตารางจัดลำดับของงาน โดยเขียนรายการสิ่งที่จะต้องทำทั้งหมดลงในช่องแรก เรียงลำดับความสำคัญของงานลงในช่องที่สอง ช่องที่สาม เขียนบันทึกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานลงไป
| สิ่งที่จะต้องทำ | ลำดับของงาน | บันทึกความจำ |
| ………………………………. | ………………………………. | ………………………………. |
ประโยชน์ของการจัดลำดับของงาน
1. เราได้ทำงานหลักเป็นสิ่งแรก และถ้าจำเป็นบางครั้งก็อาจจะทำงานตามความเร่งด่วน
2. เรามีสมาธิมุ่งมั่นทำงานให้เสร็จทีละเรื่อง
3. เราจะทำงานได้มีประสิทธิผลตามเวลาที่กำหนด
4. เราทำงานเสร็จตามเป้าหมาย
5. เราจะกระจายงานที่คนอื่นช่วยทำได้ไปให้เขาทำ
6. เมื่อหมดเวลางาน งานสำคัญหรืองานหลักของเราก็เสร็จได้ตามกำหนด
คงไม่ต้องรีรออะไร ศึกษาวิธีการจัดลำดับของงาน แล้วมาจัดลำดับของงานที่จะทำในแต่ละวัน เสร็จแล้วนำลงแผนงานประจำวัน หยิบงานมาทำทีละเรื่อง งานก็จะสำเร็จตามเป้าหมาย เกิดความภูมิใจในผลงาน และเราก็จะเป็นคนหนึ่งที่นำความเจริญก้าวหน้ามาสู่หน่วยงานของเรา ด้วยมีความจริงใจในการทำงานเพื่อหน่วยงาน
อะไรบ้างที่ทำให้เสียเวลางาน
เราทราบกันดีว่า เราไม่สามารถทำให้เวลาช้าลงหรือเร็วขึ้น
เรามีเวลาในแต่ละวันเท่ากันทุกคน
เวลาของเรามีเท่าที่ปรากฏอยู่
เราไม่สามารถหยุดเวลาได้
เราต้องมาจัดการกับตัวเองก่อนว่า เราจะทำอย่างไรที่จะใช้เวลาเท่าที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด
การเสียเวลาในช่วงของการทำงานเป็นไปได้ง่าย ได้มีการสำรวจในเรื่องของการใช้เวลาของผู้บริหารระดับสูงของวงการธุรกิจ พบว่า กลุ่มนี้เสียเวลาไปมากที่สุด ในเรื่องการใช้โทรศัพท์ พบปะพูดคุยกับแขกที่ไม่ได้นัดหมายและการประชุม
Mackenzie ได้ทำการสำรวจในเรื่องนี้เช่นกัน พบว่า สิ่งที่ทำให้เกิดการเสียเวลาของผู้บริหารระดับกลางมี 15 รายการ คือ
1. โทรศัพท์
2. แขกที่มาเยี่ยมโดยไม่ได้นัดหมาย
3. การประชุมทั้งที่มีในตารางเวลาและที่ไม่มีกำหนดเอาไว้
4. สถานการณ์วิกฤตที่ทำให้ทำงานไม่ได้ตามแผน
5. ขาดจุดมุ่งหมาย ขาดการจัดลำดับของงานและขาดกำหนดเวลา
6. การที่มีโต๊ะทำงานแออัด และการไม่รู้จักจัดระบบของตนเอง
7. ทำงานที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นรับผิดชอบได้
8. ใช้ความพยายามมากเกินไปในการที่จะทำงานให้เสร็จ และขาดการกะเวลาที่ทำ ให้งานเสร็จ
9. ขาดการจัดแบ่งอำนาจและความรับผิดชอบที่ชัดเจน
10. ข่าวสารและข้อมูลที่ได้จากบุคคลอื่น มีมาไม่เพียงพอ ไม่ถูกต้อง และชักช้า
11. ตัดสินใจไม่ได้ และชักช้า
12. ขาดการสื่อสาร และการแนะนำที่ชัดเจน
13. ไม่รู้จักพูดว่า “ไม่”
14. ขาดมาตรฐาน และรายงานความก้าวหน้าเพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารพัฒนางานต่อไปได้
15. เหนื่อยหน่าย
Dezell ก็ได้ทำการสำรวจสิ่งที่ทำให้เกิดการเสียเวลาหรือสิ่งที่ขโมยเวลาของพวกเราๆ ไปมี 24 รายการด้วยกัน คือ
1. การผัดวันประกันพรุ่ง
2. ขาดจุดมุ่งหมายในการทำงาน
3. การวางแผนที่ไม่ดี
4. โทรศัพท์
5. การประชุมที่ไม่จำเป็น
6. มอบหมายงานไม่เป็น
7. การจัดเก็บเอกสาร
8. ไม่มีสมาธิ
9. เอกสารที่มากมาย
10. การไม่รู้จักพูดว่า “ไม่”
11. การต่อสู้กับความรู้สึก
12. ความกดดัน
13. ถูกขัดจังหวะ
14. แขกที่ไม่ได้นัด
15. วางแนวทางชีวิตของตนไม่ดี
16. พวกสมบูรณ์แบบ
17. การทำงานที่ไม่มีระบบ
18. ความรู้สึกผิด
19. ความกระวนกระวาย
20. อาสาทำงานมากเกินกำลัง
21. การติดตามงานเล็กๆ น้อยๆ
22. นิสัยการทำงานที่ไม่ดี
23. ไม่รู้จักตัดสินใจ
24. สุขภาพที่ไม่ดี
ผู้เขียนได้สำรวจเรื่องนี้เช่นกันทั้งจากผู้บริหาร และผู้ทำงานหลายกลุ่มด้วยกัน พบภาพการคอร์รัปชั่นเวลาทำงานของหน่วยงานต่างๆ เช่น
1. มาทำงานสาย ใช้เวลาพักกลางวันนานกว่ากำหนด กลับก่อนเวลาเลิกงาน
2. ใช้เวลาช่วงทำงานออกไปทำธุระส่วนตัวบ่อยๆ ทั้งธุรกิจส่วนตัว ไปธนาคาร ไปที่ดิน ไปโรงพยาบาล พาญาติไปธุระต่างๆ ไปซื้อของ จ่ายกับข้าว ทำผม ฯลฯ
3. ระหว่างทำงาน พูดคุยไร้สาระ (นินทา) ใช้โทรศัพท์ของที่ทำงานในการพูดคุยเรื่องส่วนตัวบ่อยและนาน ไปห้องน้ำบ่อยผิดปกติ ไม่ตั้งใจทำงาน โดยอ่านวารสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรือนวนิยายต่างๆ ดูพระ ดูโทรทัศน์ เล่นหุ้น
4. ทำอาหารรับประทานในที่ทำงาน หรือเอาอาหารเข้ามารับประทานในที่ทำงาน เพื่อฉลองวันเกิด โชคดีมีสุข ความสำเร็จต่างๆ เทศกาลวันสำคัญต่างๆ โดยใช้เวลายาวนานและบ่อยครั้ง
5. ทำธุรกิจส่วนตัวในที่ทำงาน เช่น ขายของผ่อนส่ง ขายประกันชีวิต เล่นแชร์ ซื้อหวย ต่อรอง ซื้อขายสิ่งต่างๆ ในฐานะนายหน้าทั้งที่ได้ทรัพย์และอาสาทำ ฯลฯ
6. slow งานประจำ active งาน O.T.
ถ้าท่านเป็นหัวหน้างานจะจัดการสิ่งที่ขโมยเวลาของที่ทำงานแบบนี้ได้อย่างไร ทำอย่างไร จึงจะทำให้พนักงานของเราทุกคนรู้จักกับการบริหารเวลาได้ดี มีคุณธรรม นอกเหนือจากการที่ท่านจะทำตัวเป็นตัวอย่างที่ดีในเรื่องการใช้เวลา
ใคร? คอร์รัปชั่นเวลางาน
เมื่อเข้าไปทำงานทุกคนในองค์กรก็ต้องเรียนรู้ทักษะต่างๆ ในการทำงาน ผู้บริหารต้องเรียนทักษะในการบริหารงานเพื่อจะได้ทำหน้าที่บริหารงานจุดต่างๆ ไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องบุคลากร การเงิน ธุรการ วัสดุ สถานที่ การเขียนรายงาน ร่างจดหมาย การผลิต การจัดการในด้านต่างๆ ทุกสิ่งล้วนมีความสำคัญ เข้าไปเกี่ยวข้องกันไม่มากก็น้อยแล้วแต่ลักษณะของงาน
สิ่งหนึ่งที่เรามีเหมือนกันทุกคน คือ เรื่องของเวลา ซึ่งคนทำงานทุกคนคงรู้สึกเหมือนกันว่า เป็นงานหนักที่จะจัดการได้ดี ถ้าเราจัดเวลาไม่ดี งานไม่เสร็จตามกำหนดก็จะมีผลกระทบตามมา ดังนั้นทักษะทางด้านการบริหารเวลา จึงเป็นอีกทักษะหนึ่งที่ทุกคนควรให้ความสนใจ เรียนรู้หลักการบริหารเวลา รู้วิธีการในการกำหนดเป้าหมายของชีวิตของงาน การวางแผนงานประจำวันการจัดสรรเวลา การวิเคราะห์เวลา การจัดลำดับของงาน และที่จะทำให้รู้จักตัวเราเองมากขึ้น และแก้ปัญหาการใช้เวลาของเราเองได้ตรงประเด็นก็คือ ศึกษานิสัยของเราเองในการใช้เวลาว่า ในแต่ละวัน อะไรบ้างที่เป็นต้นเหตุทำให้เราคอร์รัปชั่นเวลางานไป ทั้งโดยตั้งใจและไม่ได้ตั้งใจ เวลาที่หายไปบางครั้งก็เป็นความผิดของเราเอง บางครั้งก็เกิดจากคนรอบข้าง
Seiwert ได้เสนอรูปแบบการประเมินตนเองเพื่อศึกษาว่า เราคอร์รัปชั่นเวลาไปอย่างไร จากลักษณะนิสัยในการทำงานของเราเอง
ขีด 
ในช่องรายการ “ประเมินตนเอง” ตามการปฏิบัติจริงของท่าน
| ประเมินตนเอง | เป็นประจำ | บ่อยๆ | บางครั้ง | ไม่เคยเลย |
| 1. โทรศัพท์ คือ ตัวขัดจังหวะและการสนทนา โดยปกติจะยาวเกินความจำเป็น | ||||
| 2. ผู้มาเยือนทั้งจากภายนอกและภายในที่ทำงานเป็นตัวการที่ทำให้ฉันไม่ได้ทำงาน | ||||
| 3. การประชุม โดยปกติจะเสียเวลานาน และผลออกมาก็ไม่ค่อยเป็นที่น่าพอใจนัก | ||||
| 4. งานที่จะต้องทำ โดยใช้เวลามากและไม่ค่อยจะน่ารื่นรมย์ที่จะทำ ก็จะเลื่อนการทำออกไปหรือตัวฉันเองมีความยุ่งยากในการติดตามทำงานจนเสร็จ | ||||
| 5. ฉันขาดการจัดลำดับของงาน และฉันก็พยายามจะทำงานหลายๆ อย่างในเวลา เดียวกัน ใช้เวลามากมายในการทำงานเล็กๆ น้อยๆ และก็ไม่ค่อยจะมีสมาธิเพียงพอในการทำงานที่สำคัญมาก | ||||
| 6. การทำงานของฉัน จะทำให้เสร็จตาม ตารางเวลาที่กำหนดเส้นตายเอาไว้เพราะว่าบางสิ่งบางอย่างที่ไม่ได้คาดหมายมักจะเกิดขึ้นหรือเพราะว่าฉันได้รับงานมาทำมากกว่าที่จะทำได้ | ||||
| 7. มีเอกสารกองอยู่มากมายบนโต๊ะของฉัน การที่จะต้องอ่านและตอบ ทำให้เสียเวลามาก โต๊ะทำงานของฉันเองก็ไม่ค่อยจะมี ระเบียบ | ||||
| 8. การสื่อสารกับบุคคลต่างๆ มีไม่เพียงพอการแลกเปลี่ยนข้อมูลล่าช้า เข้าใจผิดหรือเกิดความรู้สึกไม่ดีอยู่เป็นประจำ | ||||
| 9. การกระจายงานไม่ได้ผล และบ่อยๆ ฉันก็ จะต้องเข้าไปรับผิดชอบสิ่งต่างๆ ที่จริงๆ คนอื่นก็รับไปทำได้ | ||||
| 10. ฉันมีความลำบากใจมากในการพูดว่า “ไม่” เมื่อมีคนขอให้ฉันทำอะไร ซึ่งจริงๆ แล้ว ฉันควรจะทำงานของตนเอง | ||||
| 11. ฉันไม่ได้มีวัตถุประสงค์ ที่ชัดเจนทั้งในเรื่องของงานหรือส่วนตัว ทำให้ฉันไม่เห็นหนทางที่แท้จริงของสิ่งที่ฉันทำอยู่ทั้งวันและทุกวัน | ||||
| 12. ฉันจะขาดวินัยในตนเอง ในการที่จะทำงานที่ฉันได้ตัดสินใจแล้วว่าจะทำ นับจำนวน ที่ขีดไว้ในแต่ละช่อง และบวกจำนวนขีดทั้งหมดลงหน้าเครื่องหมาย  คูณด้วยตัวเลขที่เขียนเอาไว้ให้และสุดท้าย บวกเลขทุกช่องเป็นคะแนนรวม |
 |
 |
 |
 |
ผล
0 – 17 คะแนน ท่านไม่ได้วางแผนการใช้เวลาของท่าน ท่านยอมให้คนอื่นมายุ่งกับตารางเวลา ของท่าน จัดการกับตนเองไม่ได้ การบริหารเวลาจะช่วยท่านได้
18 – 24 คะแนน ท่านพยายามที่จะจัดเวลาของท่าน แต่ก็ยังไม่สม่ำเสมอเพียงพอที่จะทำได้สำเร็จ
25 – 30 คะแนน การบริหารเวลาของท่านดี แต่ว่าควรจะทำได้ดีกว่านี้
31 – 36 คะแนน ยินดีด้วย ท่านเป็นตัวอย่างสำหรับทุกคนที่ต้องการเรียนรู้ การจัดการกับเวลา ของตนเอง ถ้าท่านมีความซื่อสัตย์ในการตอบคำถาม
เมื่อทราบแล้วว่าใคร? ทำให้เกิดการคอร์รัปชั่นเวลางาน ก็คงหันมาหาวิธีการปฏิบัติเพื่อลดเวลาที่เสียไป โดยเริ่มจาก 3 สิ่งที่ทำให้เวลาของเราหดหายไป ดูว่าอะไรเป็นสาเหตุในการทำให้เสียเวลา แล้วหาทางเลือกในการแก้ปัญหานั้นเสีย
การบริหารเวลาไม่ใช่เป็นแนวทางสำหรับเลือกการทำงาน แต่เป็นสิ่งที่ทุกคนควรทราบและนำไปปฏิบัติ ถ้าต้องการทำงานให้มีประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องทางการหรือไม่เป็นทางการ การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องง่าย ทำได้หรือไม่ได้ก็ย่อมมีผลกระทบต่องานที่ทำ………
………มีผลกระทบต่อประสิทธิผล ประสิทธิภาพ และผลผลิต สิ่งนี้จะมีผลกระทบต่อเราโดยตรงในการทำงานในแต่ละวันในแต่ละชั่วโมง และตลอดเวลา
………มีผลที่ตามมา จะทำให้เกิดแรงกดดันกับงานที่ทำทุกอย่างและมีผลกระทบต่อเนื่องถ้าเราทำงานได้สำเร็จมากก็ดี ทำให้เกิดภาพพจน์ทางบวก
การบริหารเวลา มีผลต่อการที่คนจะมองเรา เป็นตัวแยกแยะคนในองค์กรที่มีความรู้ความสามารถเท่าเทียมกันได้ว่าใครจะทำงานได้มีประสิทธิผลมากกว่ากัน
ได้ผลดี เวลาน้อย จากการประชุม
เวลาที่เราใช้ไปในการประชุมและการสัมมนา เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้เราเอง ทั้งคนทำงานธรรมดาหรือผู้บริหารเสียเวลาไปมากทีเดียว เชื่อว่าทุกคนก็คงผจญมาเช่นเดียวกัน เมื่อไหร่ได้รับ การมอบหมายให้เป็นประธานหรือกรรมการทำงานอะไร เราก็จะทราบทันทีว่า คงต้องหาเวลาไว้ประชุมเพิ่มอีกแล้ว การใช้เวลาไปในการประชุมหรือได้พูดคุยโอ้อวดกับใครๆ ว่า สัปดาห์นี้ ฉันต้องไปประชุม ตั้ง 5 แห่ง อาจจะทำให้ผู้พูดรู้สึกว่าเราคือคนสำคัญยิ่งใหญ่ถึงได้ต้องไปประชุมอยู่เรื่อย
เราทุกคนคงเคยเข้าประชุมแล้วเกิดความรู้สึกเบื่อหน่ายแบบสุดสุด เนื่องจากประธานพูดเอง สรุปเอง จบเอง หรือไม่ก็ควบคุมการประชุมไม่ได้ เกิดการประชุมกลุ่มย่อยกระจายไปทั่วที่ประชุมใหญ่ ประชุมเสร็จแล้วดูเวลาหมดไป 3 ชั่วโมง โดยไม่ได้สาระหรือบทสรุปอะไรที่เป็นประโยชน์ หาไม่พบว่าจริงๆ แล้วมีวัตถุประสงค์อะไรในการประชุม บางครั้งก็เจอคนช่างพูด พูดไม่หยุด ทุกเรื่องพูดหมด บางทีก็โต้แย้งอยู่แค่ 2-3 คน แถมบางเวลาก็มีเสียงโทรศัพท์มือถือดังสนั่น เหมือนเสียงดนตรี นานาชนิดประกอบการประชุม แล้วทุกคนก็ตั้งหน้าตั้งตาพูดโทรศัพท์กันยกใหญ่ เหมือนหิวโหยอาหาร บางคนก็ส่งเสียงดัง ทำให้คนที่กำลังสนใจฟังการประชุมเสียสมาธิ เราคงรู้สึกเซ็ง เหนื่อย สูญเสีย และไม่คุ้มเสียเลยกับเวลาที่สูญเสียไป ผู้เชี่ยวชาญทางด้านการบริหารเวลาท่านหนึ่ง ได้กล่าวไว้ว่า
“การประชุมมีความจำเป็นสำหรับองค์กรต่างๆ ที่เจริญรุดหน้าเหมือนกับอาหารที่จำเป็นสำหรับการเจริญเติบโตของร่างกาย แต่การประชุมถ้ามีมากไปก็เหมือนกับกินอาหารมากไป แทนที่จะเกิดประโยชน์ก็จะกลับกลายเป็นโทษ ทั้งๆ ที่รู้ว่าการประชุมมากๆ นั้นมีโทษ แต่ทุกวงการที่ยังมีการประชุมอย่างพร่ำเพรื่อ”
เราจะทำอย่างไรที่จะทำให้การประชุมทุกครั้งได้ผลดังวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ โดยใช้เวลา ของผู้ที่เกี่ยวข้องน้อยที่สุด มีผู้ให้คำแนะนำเอาไว้มากมาย ลองศึกษาดูว่ารูปแบบไหนจะเอาไปใช้ได้ผล กับองค์กรของเราบ้าง เลือกไปลองใช้ตามสภาพขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อมถ้าเราพบว่าที่ที่เราทำงานอยู่มีปัญหาในเรื่องของการประชุมเช่นกัน
ทางเลือก…ใช้เวลาน้อยเพื่อการประชุมแล้วได้ผลดังต้องการ :
1. เพื่อลดจำนวนการประชุมที่มีมากเกินไป หาเหตุผลที่แน่นอน สำหรับการประชุมแต่ละครั้งก่อนจำเป็น แล้วจึงจัดประชุม และเพื่อประหยัดเวลาควรประชุมเฉพาะหัวข้อที่จำเป็นจริงๆ ที่ต้องขอความคิดเห็น และการอภิปรายจากบุคคลหลายๆ ฝ่ายเพื่อประกอบการตัดสินใจ
บางอย่างอาจจะต้องการแค่เป็นหนังสือเวียน หรือยืนปรึกษาหารือกันก็พอ
2. จุดมุ่งหมายของการประชุมไม่แน่นอน/ไม่ชัดเจน ก็ควรมีวาระการประชุมส่งถึงผู้ร่วมประชุมล่วงหน้า เพื่อทุกคนจะได้ทราบว่าจะมีการประชุมในเรื่องใดบ้าง จะได้เตรียมเอกสารข้อมูล สิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเข้ามาใช้ประกอบการประชุมที่เกี่ยวข้องกับตน เรื่องที่ต้องการขอความคิดเห็นเพื่อการตัดสินใจในวาระของเรื่องที่พิจารณาก็ระบุในวาระการประชุมให้ชัดเจน ทุกคนที่เกี่ยวข้อง จะได้คิดล่วงหน้า เวลาเข้าประชุมจะได้เสนอความเห็นไปได้ตรงประเด็น ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาเสียเวลาคิดมากมายตอนนั้น หลายคนต้องการเวลาในการคิดเงียบๆ ถึงจะมีแนวคิดที่ดีๆ ออกมา และควรกำหนดเวลาสำหรับการประชุมแต่ละหัวข้อ แล้วหาผู้ทำหน้าที่รักษาเวลาให้เป็นไปตามนั้น
3. ผู้เข้าประชุม เชิญคนเข้าประชุมเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมจริงๆ คนมากเท่าไหร่ การอภิปรายมากเท่านั้น ทำให้หาข้อสรุปไม่ค่อยได้ แถมเสียเวลานาน อาจจะใช้ วิธีกำหนดเวลาผู้เข้าประชุมบางคนให้เข้าเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องตามเวลาที่กำหนดในวาระการประชุม
4. การดำเนินการประชุม ทุกคนในองค์กร โดยเฉพาะผู้ต้องทำหน้าที่ ประธาน รองประธาน เลขานุการ ควรจะได้รับการฝึกฝนให้รู้จักการเป็นผู้นำในการประชุมที่มีความสามารถ ศึกษาเทคนิคการประชุมที่จะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ผลตามต้องการ จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาในการประชุม ด้วยไม่สามารถควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามวาระการประชุมได้ ไม่สามารถควบคุมคนพูดไม่ตรงประเด็น หรือคนที่ไม่รู้จักมรรยาทของผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี ถ้าทุกคนได้รับการฝึกฝนเรื่องการเป็นผู้นำการประชุม มรรยาทและการเตรียมตัวในฐานะอยู่เข้าร่วมประชุมคงช่วยประหยัดเวลาได้เยอะจริงๆ ในแต่ละปี
5. การเตรียมสื่อที่เกี่ยวข้องกับการประชุม ควรจะมีการจัดเตรียมการติดตั้งล่วงหน้า สำหรับทุกคนที่จะใช้จะได้ไม่ต้องมาวิ่งหาเป็นระยะๆ ให้น่ารำคาญและเสียเวลาในขณะประชุม
6. การประชุมที่เสียเวลาเพราะขาดการสรุป หรือขาดการตัดสินใจ จะประหยัดเวลาได้ด้วยการเชิญผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจเข้าร่วมประชุมให้ได้ ถ้าเข้าไม่ได้ก็ไม่ควรจะมีการประชุมในเรื่องนั้นๆ เสียเวลาเปล่าๆ โดยไม่ได้อะไร พูดไปแล้วก็ต้องเสียเวลาพูดอีกครั้ง เมื่อคนตัดสินใจได้ไม่ว่างที่จะเข้าประชุม
7. จัดโต๊ะประชุมให้ทุกคนมองเห็นหน้ากัน จะเลือกแบบไหนให้ได้กี่วัตถุประสงค์ก็ตกลงกันเอง ข้อสำคัญควรมีนาฬิกา ให้เห็นชัดๆ ด้วย จะได้คอยเตือนตนเองในการประชุมแล้วรักษาเวลา
8. เวลาที่ใช้ในการประชุม เริ่มประชุม ให้ตรงเวลาและเลิกประชุมให้ตรงเวลา กำหนดเวลาไว้ในวาระการประชุม เช่น 14.00 – 16.30 น. การเริ่ม-เลิกให้ตรงเวลา เป็นวิธีการหนึ่งที่จะสอนคน ให้ตรงเวลา การเริ่มประชุมตรงเวลา ช่วยให้ผู้มาสายได้เรียนรู้ในการที่จะมาประชุมให้ตรงเวลา ไม่ควรสนใจคนที่มาสาย เพราะถ้ารอทุกคนจึงเริ่มประชุม คนที่มาตรงเวลาจะรู้สึกเบื่อหน่ายคนมาสายก็จะมาสายต่อไปเหมือนคนมาสายได้รางวัล คนตรงเวลาถูกลงโทษ แต่ถ้าคนสายเป็นประธาน ตำแหน่งรองประธานและเลขานุการก็น่าจะพิจารณาจัดการประชุมในส่วนต่างๆ ไปได้ ก็แล้วแต่ความหวาดผวาที่มีต่อประธานแต่ละที่ก็แล้วกัน
การจัดประชุมก่อนพักเที่ยงและก่อนเลิกงานน่าจะเป็นหนทางที่ดีในการควบคุมการประชุมให้เลิกได้ตรงเวลา
9. ถูกขัดจังหวะในระหว่างการประชุม ด้วยมีผู้เข้าร่วมประชุมต้องรับโทรศัพท์มือถือของตนเอง เข้า-ออก รับโทรศัพท์ นอกห้องประชุม ออกไปพูดกับใครต่อใครที่มาตาม น่าจะมีข้อตกลง ปิดมือถือ ทุกอย่างโทรไปหน่วยบริการ บันทึกข้อความไว้ให้ ฉุกเฉินคอขาดบาดตาย จึงเข้ามาขัดจังหวะการประชุมได้ บางครั้งอาจจะจัดการประชุมนอกสถานที่เพื่อตัดการรบกวนให้น้อยลง
10. ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาลดเวลาการประชุม และการเดินทางไปประชุม อาจจะเสียค่าใช้จ่ายสูงขึ้นแต่ก็น่าจะลองใช้ดู หลายที่หลายแห่งเริ่มใช้กันคึกคัก โดยวิธีการใช้การประชุม ทางจอภาพ… Video Conference ช่วยทำให้เกิดการประชุมร่วมกันระหว่างบุคคลที่อยู่ต่างสถานที่และอยู่ห่างไกลกันคนละซีกโลก สื่อสารใหม่ๆ อีกมากมายที่จะนำมาดัดแปลงใช้เพื่อความไว ประหยัดเวลาในการทำการประชุมร่วมกัน ให้สมกับเป็นยุคโลกาภิวัตน์ที่สามารถสื่อสารกันได้อย่างไร้พรมแดน
การประชุม ดูจะเป็นแฟชั่นของทุกหน่วยงาน ที่ใดไม่มีการประชุมก็ดูเหมือนกับว่าหน่วยงานนั้นไม่ได้ทำงานอะไร คำบ่นมักจะมีอยู่เสมอว่า ประชุมบ่อยจัง ประชุมอะไรกันนักกันหนานานจัง และที่สำคัญเสียเวลาการประชุมมากเหลือเกิน ผลออกมาก็ช่างไม่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป คำบ่นเหล่านี้จะหมดไป ถ้าเราสนใจหาเหตุผลก่อนมีการประชุม สนใจศึกษาวิธีการประชุมให้เสียเวลาน้อยได้ประโยชน์มาก จากบัญญัติ 10 ประการ
โทรศัพท์…โทรศัพท์…อีกแล้วเหรอ
แปลกแต่จริง ที่เรายอมให้โทรศัพท์มาเป็นนายเรา ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วเราควรจะเป็นนายโทรศัพท์มากกว่า
โทรศัพท์ เขามีเอาไว้ให้เราใช้ ตัวเราจึงควรจะควบคุมการใช้โทรศัพท์ได้ ไม่ใช่ยอมให้โทรศัพท์มาขัดจังหวะทุกสิ่งทุกอย่างที่เรากำลังทำอยู่
โทรศัพท์ เป็นสิ่งที่ให้ความสะดวกแก่เราในการติดต่อและก็เป็นตัวรบกวนเวลาของเรา ถ้าเราใช้ไม่เป็น
Mackenzie จัดอันดับสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลาเอาไว้ อันดับ 1 คือ โทรศัพท์ Moore ซึ่งจัดโปรแกรมการพัฒนาผู้บริหารสำหรับผู้จัดการจำนวน 3,000 คน ในช่วงเวลา 6 ปี ก็ได้สรุปออกมาเช่นเดียวกันกับ Mackenzie ว่าโทรศัพท์ คือ ตัวที่ทำให้ผู้จัดการทั้งหลายเสียเวลาเป็นอันดับ 1 เช่นกัน ปัญหาหลักของโทรศัพท์ก็อยู่ที่ความถี่ในการใช้และความยาวนานในการพูดโทรศัพท์
ทราบแล้ว จะทำอย่างไรดีกับโทรศัพท์ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์อยู่กับที่ โทรศัพท์เคลื่อนที่ โทรศัพท์หมุนด้วยเสียง โทรศัพท์อินเตอร์เนต และอีกหลายๆ รูปแบบที่คงจะมีตามมาไม่รู้จักจบ สำหรับโลกยุคนี้ ทำอย่างไรที่จะใช้โทรศัพท์ให้เป็นประโยชนกับงาน กับชีวิตของเรา ไม่ใช่ให้โทรศัพท์มาบงการชีวิตเรา
น่าจะเริ่มด้วยการสำรวจการใช้โทรศัพท์ของเราในปัจจุบันเสียก่อน ว่าเป็นประโยชน์เกิดผลแก่งานของเราจริงหรือเปล่า ลองวิเคราะห์การใช้โทรศัพท์ของเราดูสัก 1 อาทิตย์ก็คงจะทราบโดยสำรวจดูว่า โทรศัพท์ที่เรารับแต่ละครั้ง ใครโทรมา? เรื่องอะไร? เสียเวลาที่ใช้ในการพูดจากันไปเท่าไหร่? คนอื่นพูดตอบคำถามแทนได้หรือเปล่า? มีประโยชน์ต่องานหรือไม่? สำรวจพบแล้วว่าจุดทำให้เสียเวลาอยู่ตรงไหน ก็หันมาปรับกลยุทธ์ในการใช้โทรศัพท์ของเราเอง และอาจจะพบว่า จริงๆ แล้ว เวลาเสียไปในแต่ละวัน แต่ละอาทิตย์ เป็นเรื่องส่วนตัวไม่น้อยเลย
นักเขียนทางด้านการบริหารเวลา 2 ท่าน ได้เขียนไว้ว่า โทรศัพท์เพื่อธุรกิจเฉลี่ยแล้ว ควรจะใช้เวลาประมาณครั้งละ 5 หรือ 6 นาที เพราะว่าในเวลา 6 นาทีนั้น เราได้พูดไปแล้วถึง 150 คำ
โทรศัพท์ในที่ทำงาน ก็ควรสงวนเอาไว้ใช้ในเรื่องของงาน ให้เรื่องส่วนตัวเข้ามายุ่งเกี่ยว น้อยที่สุดถึงแม้จะใช้โทรศัพท์มือถือ เวลางานเอาไปพูดเรื่องส่วนตัวก็ไม่สมควรอยู่ดี ใช้ได้หรือไม่? ใช้ได้ในกรณีฉุกเฉิน จำเป็น เร่งด่วน แต่ความพอดีก็เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะความพอดีที่ไม่เข้าข้างตัวเอง
การใช้โทรศัพท์ให้เกิดประโยชน์คุ้มค่า ทั้งการโทรเข้าหรือโทรออก เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงาน ผู้เชี่ยวชาญทางด้านการบริหารเวลาได้ให้แนวทางในการปฏิบัติไว้ ดังนี้
1. ถ้าตำแหน่งงานของเรามีเลขานุการ ให้เลขานุการทำหน้าที่ตรวจสอบโทรศัพท์ให้ ตกลงกันให้เข้าใจว่าโทรศัพท์เรื่องใดบ้างที่เราจะเป็นผู้ตอบเอง อะไรบ้างเลขานุการตอบไปได้เลย เพราะมีนโยบายคำตอบที่ชัดเจน เรื่องใดใครในหน่วยงานของเราจะเป็นผู้ตอบ กระจายการตอบคำถามทางโทรศัพท์ไปตามหน้าที่ของงาน
ถ้าตำแหน่งของเราไม่มีเลขานุการ ก็ต้องตกลงกันเองในหน่วยงานว่า โทรศัพท์มาให้ตรวจสอบอย่างไร และใครจะเป็นผู้ตอบในแต่ละเรื่องนั้น บางครั้งเราเองอาจตอบคำถามผู้ที่โทรเข้ามาเองว่า เรื่องที่ถามเราให้โทรถึงใคร เบอร์โทรศัพท์อะไร ครั้งต่อไปโทรศัพท์คำถามนั้นๆ ก็จะไม่ตรงมา ที่เราอีก
2. ใช้ระบบให้พนักงานรับโทรศัพท์ ต่อโทรศัพท์ให้ เมื่อได้บุคคลที่ต้องการแล้ว จึงพูดโทรศัพท์ ไม่ต้องมาเสียเวลาต่อโทรศัพท์เอง
3. ในช่วงที่ยุ่งไม่อยากให้ใครรบกวน อาจจะใช้เครื่องตอบรับบันทึกข้อความไว้ แล้วจึงมาตรวจสอบโทรศัพท์ที่เข้ามา แล้วโทรกลับไป การใช้ระบบนี้ จะช่วยให้เราสามารถโทรศัพท์ไปได้ ในช่วงเวลาที่เราเป็นผู้เลือกสะดวกในการตัดบทสนทนา หรือหยุดการสนทนา หรือตามเวลาที่กำหนดเอาไว้ที่สำคัญช่วยให้เรามีเวลาเตรียมข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นจะต้องใช้ในการพูด ทำให้การพูดตรงประเด็น ไม่เสียเวลา
ข้อสำคัญอย่าลืมจัดลำดับของโทรศัพท์ตามความสำคัญและเร่งด่วนด้วย
4. การโทรศัพท์ถ้าต้องใช้เวลานานในการปรึกษาหารือ ลองคำนวณเวลาว่า นัดเจอกันกับโทรศัพท์ อะไร จะคุ้มค่ากว่ากัน ถ้าคิดว่าต้องใช้โทรศัพท์ ก็คงจะต้องเขียนรายการหัวข้อต่างๆ ที่จะต้องพูดคุยให้ชัดเจน เมื่อถึงเวลาพูดกัน เสียเวลานานก็คุ้มค่าและครอบคลุมทุกเรื่องที่ต้องการ แล้วอย่าลืมเตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่ไม่คาดคิดจากเรื่องที่จะต้องเจรจาด้วย
5. เวลาโทรศัพท์ไปหาใคร ควรบอกไปเลยว่าใครโทรมา ไม่ควรมาเล่นเกม “ฉันคือใคร” อำกันไปอำกันมาตามสไตล์วัยจ๊าบ เสียเวลาไปไม่น้อยและในทำนองเดียวกัน ไม่เล่นเกมโทรกลับไปกลับมา โทรไปไม่พบก็สั่งข้อความหรือนัดหมายเวลาว่างที่จะให้โทรกลับไป หรือให้โทรมา ถ้าเป็น เรื่องสำคัญที่ต้องพูดกันโดยตรง
6. มีเวลาพูดโทรศัพท์น้อย เมื่อรับโทรศัพท์ก็ควรบอกไปเลยว่า มีเวลาพูดโทรศัพท์ได้นานเท่าไหร่ ถึงเวลาจะได้บอกเลิกได้ การบอกล่วงหน้าจะทำให้การสนทนาตรงประเด็นและไวขึ้น
7. ศึกษาเทคนิคในการตัดบทสนทนาทางโทรศัพท์ ถ้าเจอคนประเภทพูดไม่หยุด อธิบายแล้วก็ยังคงซ้ำซากเรื่องเดิม เช่น
(1) วางหูในขณะที่เราเองกำลังพูดและและพูดยังไม่จบ เพราะจริงๆ คงไม่มีใครวางหูขณะที่ตัวเองพูด วิธีนี้บางครั้งก็ไม่ต้องทำ สายหลุดเองโดยธรรมชาติก็เกิดขึ้นบ่อยๆ
(2) บอกว่าต้องไปรับโทรศัพท์อีกเครื่อง หรือต้องไปประชุม หรือมีแขกที่นัดเอาไว้มาพบแล้ว
(3) หาประโยคที่จะช่วยหยุดการสนทนา เช่น “…เรื่องสุดท้ายเลยนะ คือ…”
(4) ทำปุ่มกำหนดเวลา 3 นาทีเอาไว้ เริ่มพูดก็หมุนจะได้มีเสียงเตือนเป็นระยะๆ
8. ควรมีกระดาษและเครื่องเขียนพร้อมอยู่ที่โต๊ะ เพื่อบันทึกข้อความทางโทรศัพท์ มีปฏิทินนัดหมาย เพื่อสะดวกในการนัดหมาย และควรมีเบอร์โทรศัพท์ที่จะต้องโทรบ่อยๆ เอาไว้ รวมทั้ง เบอร์โทรศัพท์ฉุกเฉิน
9. แผนในการพูดโทรศัพท์ ติดต่องานแต่ละวันควรจะมีเอาไว้ให้ชัดเจน เพื่อความสมบูรณ์ ในการทำงาน
10. มีมารยาทในการใช้โทรศัพท์ ถ้าโทรศัพท์นั้นต้องใช้กันหลายคน
ในที่ทำงานคงต้องพิจารณาเองว่า จะใช้วิธีไหนในการจัดการกับการใช้โทรศัพท์ของเราเอง วิธีการต่างๆ ก็คงต้องใช้ให้เหมาะสมกับบุคลิกของเรา และเหมาะกับบุคคลที่เราจะติดต่อด้วย เราต้องไม่ลืมว่า โทรศัพท์มีประโยชน์มากในการติดต่อสื่อสารถ้าใช้เป็น แต่ถ้าใช้ไม่เป็น จะทำให้เราเสียเวลามากเช่นกัน โชคดีในการปรับวิธีการใช้โทรศัพท์ของท่าน เพื่อตัวของท่าน และเพื่องานของท่านเอง
ตามหาเวลาด้วยการประเมินงาน
………… เวลา เวลา เวลา เป็นสิ่งที่ทุกคนแสวงหา เพราะมีไม่พอ
………… ถึงอย่างไรก็หาเพิ่มไม่ได้ นอกจากจะทำอย่างไร จะจัดการเวลาให้ดีที่สุด
………… กำหนดเป้าหมาย วางแผนงานประจำวัน จัดสรรเวลา วิเคราะห์เวลา เป็นแนวทางหลักๆ ที่ช่วยเราได้
………… ตามมาติดๆ ในหลักการที่น่าทำ เพื่อปรับพัฒนาตนเองในเรื่องการทำงานให้ตรงตามเป้าหมายและแผนงานที่วางไว้ คือการประเมินการปฏิบัติงานของเรา
Patrick Forsyth (1995) ได้เสนอแบบสำรวจตนเองเพื่อประเมินการปฏิบัติงานไว้ ขอให้ท่านทดลองทำดูโดยคิดและลงมือทำทันทีในแต่ละข้อ
ให้อ่านข้อความแต่ละข้อ แล้วขีด ลงในช่องหลังข้อที่ตรงกับการปฏิบัติจริงของท่าน
| ข้อ | รายการ | เป็นประจำ | บ่อยครั้ง | นานๆ ครั้ง | ไม่เคยลย |
| 1 | ฉันต้องการเวลาเพิ่มขึ้นเสมอเพื่อทำงานหลักของฉันให้เสร็จ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 2 | ฉันจะนำงานจากที่ทำงานกลับไปทำที่บ้านอยู่เสมอ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 3 | ฉันวางแผนในการทำงานประจำวัน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 4 | ฉันมีเวลาให้กับตนเองน้อยมากในที่ทำงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 5 | ผู้บังคับบัญชาขอให้ฉันทำงานให้แบบกะทันหันบ่อยๆ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 6 | ฉันหมดเวลาไปมากกับการประชุม | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 7 | ฉันพอใจที่จะทำงานชิ้นง่ายๆ ทำได้ไวในตอนเช้าของแต่ละวัน เพื่อเวลาที่เหลือจะได้จับงานชิ้นใหญ่ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 8 | ฉันค่อนข้างจะลำบากใจในการเริ่มทำงานใหญ่ หรือโครงการที่ซับซ้อน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 9 | ฉันต้องมาทำงานแต่เช้าและกลับช้าเพื่อทำงานให้เสร็จ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 10 | ฉันใช้เวลาทำงานหมดไปมากในการเดินทาง | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 11 | ฉันจะต้องมีปัญหาให้จัดการบ่อยๆ ที่ที่ทำงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 12 | ฉันจะกำหนดเป้าหมายประจำวันเสมอ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 13 | ฉันจัดการกับเอกสารทางไปรษณีย์ของฉันทันทีที่ได้รับ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 14 | ฉันมีปัญหาบ่อยๆ ในการที่จะทำงานใหญ่ให้สำเร็จ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 15 | ฉันชอบที่จะศึกษารายละเอียดของโครงการที่ทำเพื่อให้มั่นใจได้ว่าได้ทำอย่างถูกต้อง | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 16 | ผู้บังคับบัญชาของฉันจะพบกับฉันอยู่เสมอ เพื่อติดตามความก้าวหน้าของงานหลัก | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 17 | ฉันเสียเวลาทิ้งไปมากในระหว่างการประชุม | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 18 | ฉันจะเขียนรายการงานที่จะต้องทำเอาไว้เสมอ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 19 | ฉันพอใจที่จะรับงานเพิ่มขึ้นเมื่อมีการร้องขอ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 20 | ฉันมีสำเนาวัตถุประสงค์ของงานของผู้บังคับบัญชา | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 21 | โต๊ะของฉันหรือสถานที่ทำงานของฉันค่อนข้างจะแออัด และควรจะดูดีกว่านี้ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 22 | ฉันต้องการเวลาในการอ่านสาระปัญหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเพิ่มขึ้น | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 23 | ฉันใช้เวลามากไปในการทำงานเอกสาร | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 24 | ฉันไม่มีเวลาพอสำหรับครอบครัว เพื่อนหรือกิจกรรมอื่นที่ไม่เกี่ยวกับงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 25 | ฉันจะรอจนถึงกำหนดเส้นตายที่จะทำให้ฉันเริ่มทำงานที่ยากหรืองานใหญ่ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 26 | ฉันพบว่าเป็นการง่ายและรวดเร็วกว่าในการที่จะทำงานด้วยตนเองดีกว่าไปขอให้คนอื่นช่วย | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 27 | การทำงานในแต่ละวันของฉันจะเริ่มด้วยการอ่านหนังสือพิมพ์ พูดคุยกันหรือดื่มชากาแฟ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 28 | การขัดจังหวะก็เป็นสิ่งที่เอาเวลาทำงานของฉันไปมากเช่นกัน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 29 | ฉันเสียเวลาไปมากในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวข้องกับงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 30 | ฉันมีแนวโน้มที่จะเลื่อนงานที่ไม่น่ารื่นรมย์ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 31 | ฉันมีปัญหาในการจัดการกับความเครียดหรือความกระวนกระวาย | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 32 | ฉันจะลืมติดตาม หรือตรวจสอบงานที่ฉันได้มอบไปให้คนอื่นทำอยู่บ่อยๆ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 33 | ฉันต้องต้อนรับแขกผู้มาเยือนโดยไม่ได้นัดที่ที่ทำงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 34 | ฉันเข้าไปเกี่ยวข้องกับรายละเอียดมากเกินไปและทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงานของผู้อื่น | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 35 | ฉันเกิดความรู้สึกบ่อยๆ ว่าการประชุมของฉันควรจะได้ผลสำเร็จมากกว่านี้ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 36 | ฉันพอใจที่จะทำงานช่วงยาว | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 37 | ฉันจะชอบทำงานชิ้นนี้ แล้ววางไปจับงานอื่นต่อไปเรื่อยๆ และทิ้งงานเอาไว้โดยทำไม่เสร็จ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 38 | ฉันสามารถหามุมสงบ เวลาที่ไม่มีใครมาขัดจังหวะได้เมื่อฉันต้องการ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 39 | ฉันมีแผนในการฝึกอบรมสำหรับตนเองและผู้ร่วมงาน | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 40 | ฉันพบกับผู้ร่วมงานเป็นประจำเพื่อสนทนาเกี่ยวกับงานหลัก | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 41 | ภายหลังการประชุมในบางครั้ง ฉันไม่ค่อยแน่ใจว่า ความคาดหวังเกี่ยวกับตัวฉันคืออะไร | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 42 | ฉันจะพลาดกำหนดเส้นตายที่สำคัญบ่อยๆ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 43 | ฉันเอางานกลับไปทำที่บ้านในช่วงวันหยุด | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 44 | งานบางอย่างใช้เวลานานกว่าที่ฉันคิดและฉันก็จะจบลงด้วยการจัดการทำงานลุยให้เสร็จทันที | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 45 | ฉันจะพักน้อยกว่าวันหยุดที่ได้รับ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 46 | ฉันอยากจะเปลี่ยนและพัฒนานิสัยใหม่ | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 47 | ฉันคาดหวังให้ผู้ร่วมงานทำงานช่วงยาว | ……………. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 48 | ระบบจัดการแฟ้มของฉันควรได้รับการปรับปรุง | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 49 | การประชุมของฉันเริ่มตรงเวลา ไปได้ตามเวลาและจบตรงเวลา | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
| 50 | การเปลี่ยนการจัดลำดับของงาน เลยทำให้งานไม่เสร็จตามกำหนด | …………….. | …………….. | …………….. | …………….. |
แบบประเมินนี้ไม่มีคำตอบว่าถูกหรือผิด เป็นการประเมินเพื่อตรวจสอบการทำงานของเราเองว่า กลุ่มการทำงานของเรากลุ่มไหนที่ต้องการความสนใจจากเรา เพื่อการปรับปรุงตนเองในการบริหารเวลา
ข้อ 1, 20, 37, 39, 41, 49………………………………. กลุ่มจุดมุ่งหมายของาน
ข้อ 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46……………………………. กลุ่มรูปแบบของการทำงาน
ข้อ 7, 8, 14, 30, 37……………………………………….. กลุ่มผัดวันประกันพรุ่งในการทำงาน
ข้อ 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50…………… กลุ่มการวางแผนการทำงาน
ข้อ 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41………………………… กลุ่มเวลาที่สูญเสียไปเปล่าๆ
ข้อ 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47……………….. กลุ่มที่เกี่ยวข้องกับคน
ข้อ 23, 29, 48………………………………………………… กลุ่มที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
ข้อ 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45…………………………. กลุ่มเกี่ยวข้องกับตนเองเป็นการเฉพาะ
ขอให้โชคดีหาจุดที่ต้องปรับปรุงตัวเราเองในเรื่องการใช้เวลาให้พบ พบแล้วแก้ไขต่อไป จะทำอะไรจะดูว่าง่าย และสบายทันเวลา
สรุป
|
ความถนอมเวลา ทรัพย์เสียแล้ว อาจหาได้ใหม่ด้วยความเพียร กรมพระยาวชิรญาณวโรรส |
(บทความที่ 1 ชุดที่ 4 )
