บทความที่ 1 ชุดที่ 4 เรื่อง บริหารเวลาด้วยการขจัดปัญหาที่่ทำให้เสียเวลา

บทความที่ 1 ชุดที่ 4 เรื่อง บริหารเวลาด้วยการขจัดปัญหาที่่ทำให้เสียเวลา

บริหารเวลาด้วยการขจัดปัญหาที่ทำให้เสียเวลา

รศ.ดร.จีระพันธุ์  พูลพัฒน์  (พ.ศ. 2542)

              ในการทำงานของแต่ละบุคคลย่อมหนีไม่พ้นที่จะผจญกับปัญหา ทั้งปัญหาที่แก้ไขให้ลุล่วง ไปด้วยดี ปัญหาที่แก้ไขได้เป็นครั้งคราว ปัญหาที่สร้างความหงุดหงิดรำคาญใจตลอดเวลา แก้ไม่ได้ แต่จะดีจะร้ายแล้วแต่อารมณ์ของคนแวดล้อม แต่ถึงอย่างไรเมื่อมีปัญหาอะไรก็ตามเกิดขึ้นมา แล้วเข้ามารุกล้ำทำให้เราไม่สามารถทำงานในความรับผิดชอบให้สำเร็จไปได้ด้วยดี แถมทำให้เวลาที่เรามีไม่มากนักเสียไปอีก เราก็คงจะต้องหาทางที่จะแก้ปัญหานั้นๆ ให้ได้ หรือทุเลาเบาบางลงไป ไม่ว่าจะด้วยความคิดของเราเองหรือรวมกลุ่มกันในการคิดแก้ปัญหา
              ปัญหาต่างๆ ต่อไปนี้จำนวน 9 ปัญหา เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในหน่วยงานต่างๆ แล้วแต่ว่าหน่วยงานไหนจะพบกับปัญหาอะไร และได้นำปัญหาเหล่านี้มาให้ลองวิเคราะห์และหาวิธีการในการแก้ปัญหา โดยผู้บังคับบัญชาระดับผู้จัดการแผนกหรือเทียบเท่าที่เข้ารับการอบรมเรื่องการบริหารเวลาในการทำงาน ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2537 จนถึงปี พ.ศ. 2542 จำนน 11 รุ่นๆ ละ 50 คน รวมทั้งสิ้น 550 คน โดยในแต่ละรุ่นได้แบ่งกลุ่มมีสมาชิก กลุ่มละ 5 – 6 คน และได้พิจารณาแก้ปัญหากลุ่มละ 1 ปัญหา สรุปวิธีการแก้ปัญหาแต่ละปัญหาของผู้เข้ารับการอบรมประมาณ 70 – 72 คนต่อ 1 ปัญหา ได้แนวทางปฏิบัติ ดังนี้


ปัญหาที่ 1
 

              ท่านมีโต๊ะนั่งทำงานอยู่ใกล้กับห้องน้ำของที่ทำงาน เพื่อนเดินผ่านไป-มา เพื่อเข้าห้องน้ำก็จะแวะมานั่งคุยกับท่าน ถึงแม้ท่านจะไม่ได้เชื้อเชิญหรือบางครั้งมากัน 2 คน ก็มานั่งคุยกันเองที่หน้าโต๊ะของท่าน ทำให้ท่านไม่มีสมาธิในการทำงาน ท่านจะทำอย่างไร เพื่อแก้ไขปัญหาและทำให้ท่านมีเวลาในการทำงานอย่างมีสมาธิตลอดช่วงของการทำงาน

แนวทางในการแก้ปัญหา 

  1. ถ้าบริเวณที่ทำงานกว้างขวางเพียงพอ ก็ขยับขยายย้ายที่นั่งโดยขออนุญาตจากผู้ใหญ่เสียก่อน หรือขอกั้นเป็นห้องทำงานของแต่ละคนถ้าทำได้
  2. หาฉากมากั้นแบ่งเป็นสัดส่วนของการทำงาน การรบกวนก็จะน้อยลงเอง
  3. เปลี่ยนแผนผังการจัดที่นั่งในสำนักงานใหม่หมด
  4. ย้ายห้องน้ำ
  5. ยกเอาเก้าอี้นั่งที่หน้าโต๊ะออกไป จะได้ไม่มีที่นั่ง การรบกวนก็จะหมดไป
  6. ขอย้ายที่นั่งกับคนที่ทำงานและไม่ต้องการสมาธิในการทำงานมากนัก
  7. ปรับกระบวนยุทธ์โดยกลับโต๊ะทำงาน เป็นการหันหลังให้คนที่เดินผ่านไปมา
  8. ตั้งรับแบบชาญฉลาด เช่น เขียนป้ายประกาศ
    “ขอโทษ ว่างจะไปคุยด้วย”         “เขตปลอดเสียง ห้ามรบกวน”
    “ขอให้ไปคุยที่อื่น”                  “ขอเวลาเพื่อทำงาน”
    พูดโทรศัพท์บอกว่า “ทำงานไม่ค่อยได้ มีคนมาคุยกันอยู่เรื่อย เพราะนั่งอยู่หน้าห้องน้ำ”
  9. วางเฉยไม่สนใจอะไรเลย

 


ปัญหาที่ 2

           ท่านมาทำงานแต่เช้า ตั้งใจว่าจะสะสางงานที่ค้างๆ อยู่ให้เสร็จ แต่พอท่านมาถึงเพื่อนๆ ก็มาชวนคุย ชวนรับประทาน/ดื่ม ชวนซื้อ…/อวดของต่างๆ ที่ซื้อมา คุยกันเรื่องต่างๆ ที่ท่านเองก็ชอบ แต่ท่านก็มีงานเร่งด่วนที่จะต้องดำเนินการให้เสร็จก่อนเวลาทำงาน จึงได้รีบมาแต่เช้า เพื่อนๆ ก็แซวว่า “จะขยันไปถึงไหน เงินเดือนขึ้นแต่ละปีก็ได้เปอร์เซ็นต์สูงกว่าใครๆ อยู่แล้ว” ท่านจะทำอย่างไรจึงจะได้ใช้เวลาตอนเช้าให้มีคุณค่า

แนวทางในการแก้ปัญหา 

  1. ปลีกวิเวกไปหามุมอื่นทำงาน โดยหอบงานไปทำที่อื่น
  2. ผสมโรงสักครู่ แล้วขอตัวไปทำงาน
  3. ถ้ามีงานค้างอยู่มากก็หาทางมาให้เช้ากว่าเดิม เพื่อจะได้ทำงานให้เสร็จก่อนที่จะมีผู้คนเข้ามาทำงาน
  4. ใช้วาทศิลป์ในการเอาตัวรอด ปฏิเสธโดยสุภาพ บอกเพื่อนๆ ไปตรงๆ เลยว่า มีงานเร่งด่วนอยากจะทำงานให้เสร็จ ค่อยเจอกัน/คุยกันตอนพักเที่ยง
  5. พูดปฏิเสธไปเลย โดยไม่สนใจ ไม่ร่วมคุยด้วย
  6. บังคับตัวเองให้ทำงานให้ได้ ในสภาพที่ค่อนข้างจะทำลายสมาธิ
  7. ถือโอกาสดื่มไปด้วยคุยไปด้วยเลย

 


ปัญหาที่ 3
 

          เพื่อนของท่านต้องใช้โทรศัพท์หมายเลขเดียวกับท่าน และแต่ละครั้งเพื่อนจะใช้โทรศัพท์นานมากไม่ว่าเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว ข้อสำคัญใช้โทรศัพท์หมุนออกบ่อยมาก แม้กระทั่งเรื่องของงาน ท่านก็มีความลำบากใจในการแบ่งใช้โทรศัพท์ ท่านจะทำอย่างไร ที่จะได้ใช้โทรศัพท์เพื่องานและให้เพื่อนเกิดสำนึกในเรื่องของความพอดีในการใช้โทรศัพท์

แนวทางในการแก้ปัญหา 

      1.  เชิญประชุม หรือเรียกมาคุยกัน เรื่องการใช้โทรศัพท์ ให้ข้อเสนอแนะ เช่น
                  1.1  แยกเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว ในการใช้โทรศัพท์ด้วยเรื่องส่วนตัว ไม่ว่าโทร.เข้า หรือโทร.ออก ไม่ควรใช้เวลานาน
1.2  โทรศัพท์ที่ใช้ร่วมกัน ควรจะกำหนดเวลาในการใช้โทรศัพท์ ถ้าคิดว่าจะต้องพูดหรือตกลงกันใช้เวลานาน ควรจะนัดมาพูดคุยกันดีกว่า
      2.  ติดสติ๊กเกอร์ให้เกิดจิตสำนึกในการใช้โทรศัพท์ เช่น “อย่าใช้โทรศัพท์นาน คนอื่นรออยู่” “โทร.นานๆ เชิญบ้านคุณ” “3 นาทีก็ดีแล้ว”
      3.  ใช้เทคนิคต่างๆ เช่น ยกหูโทรศัพท์แล้วพูดว่า “อ้าวยังไม่เสร็จเหรอ” ยกหูโทรศัพท์เตือน ตั้งเวลาการใช้โทรศัพท์ อ้างบุคคลที่ 3 บอกกันไปตรงๆ ถึงความจำเป็นที่เราจะต้องใช้โทรศัพท์ เรียกมาพูดคุยกันเอง ขอความร่วมมืออ้างบุคคลที่ 3 ลอกเลียนแบบพฤติกรรมของเขา ส่งบัญชีการใช้โทรศัพท์หมายเลขนั้นให้ทราบถึงความถี่ในการใช้
      4.  ถ้ายังคงมีปัญหาอยู่ แจ้งระดับสูงขึ้นไปขอเพิ่มโทรศัพท์
      5.  ใช้เป็นการโทรศัพท์ผ่าน Operator โทร.นานให้เตือน หรือโทร.บ่อยให้เก็บเงิน

 


ปัญหาที่ 4
 

          ลูกน้องของท่านหลับบ่อยๆ ในที่ทำงาน ไม่หลับก็จะเดินคุย ออกไปข้างนอก มอบหมายงานอะไรให้ทำก็ขอผลัดไปเรื่อยๆ เลยเวลาเส้นตายไป 2-3 วันทุกครั้ง แต่ผลงานออกมาแล้วก็จะดีและถูกใจท่าน ท่านจะทำอย่างไร ที่จะทำให้ลูกน้องคนนี้ทำงานเสร็จทันเวลา ไม่ผัดวันประกันพรุ่ง และใช้เวลาของหน่วยงานเพื่องานของหน่วยงาน

แนวทางในการแก้ปัญหา 

  1. เวลาสั่งงาน กำหนดเวลาในการส่งงานล่วงหน้าก่อนเวลาจริง
  2. การที่สามารถหลับ เดินคุย ออกไปข้างนอกได้ งานอาจจะน้อยไปก็เพิ่มปริมาณงาน ให้ทำมากขึ้น และติดตามงานอย่างใกล้ชิด
  3. กำหนดเวลาส่งงานเป็นช่วงๆ ติดตามเป็นระยะๆ ให้คำแนะนำปรึกษาตลอดเวลา ผลของงานดีก็ชมเชย ถ้าผลงานไม่ดีก็กล่าวตักเตือน
  4. เรียกมาพูดคุย สอบถามถึงสาเหตุที่ทำให้หลับ บอกถึงผลกระทบจากการกระทำของเขา ชมเชยว่าการทำงานผลงานออกมาดี แต่จะดีกว่านี้ถ้าทำได้ตรงเวลา
  5. ส่งไปเรียนเรื่องการบริหารเวลา

 


ปัญหาที่ 5

           เพื่อนของท่านพูดมากเหลือเกินในที่ประชุม บ่อยครั้งพูดไม่ตรงกับวาระการประชุมหรือตรงประเด็น ท่านในฐานะกรรมการคนหนึ่งในที่ประชุม จะทำอย่างไรในการตัดบทการพูด เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการประชุม พิจารณา 2 กรณี ในฐานะที่ท่านเป็นประธานในที่ประชุมและฐานะกรรมการคนหนึ่งในที่ประชุม

แนวทางในการแก้ปัญหา

ประธาน

  1. กำหนดเวลาในแต่ละวาระของการประชุม เมื่อพูดไม่ตรงกับวาระการประชุม หรือไม่ตรงประเด็น ก็ให้ยุติการพูด หรือเตือนให้สรุปให้ตรงประเด็น
  2. ถ้าจะมีแนวโน้มบานปลายไปจากวาระ สั่งหยุดพักการประชุมชั่วคราวหรือสั่งเลิก การประชุม

กรรมการ

  1. ยกมือขอประธานแสดงความคิดเห็นบ้าง หรือพูดดึงสาระที่กรรมการคนเดิมพูดมา เข้าประเด็น
  2. ยกมือบอกประธานไปว่า กำลังพูดกันนอกประเด็นและไม่ตรงวาระการประชุม ขอให้กรรมการที่กำลังพูดรีบสรุป
  3. ให้ใครสะกิดคนที่กำลังพูดว่า พูดไม่ตรงประเด็น พูดน้อยๆ หน่อย หรือบอกว่า หมดเวลา เลิกพูดได้แล้ว หรือให้สรุปเรื่องเสียที

 


ปัญหาที่ 6
 

          ทุกครั้งที่ท่านมาทำงานจะต้องลืมสิ่งของต่างๆ อยู่เป็นประจำ แฟ้มการประชุม กุญแจตู้ แว่นตา บางครั้งลืมไว้ที่บ้าน บางครั้งนึกไม่ออกว่าลืมไว้ที่ไหน ระยะหลังท่านถูกบังคับบัญชาตำหนิบ่อยๆ ท่านเลยเครียดเพราะไม่สบายใจ เพราะการลืมของท่านทำให้เสียเวลาเสียงาน
พิจารณา 2 กรณี ถ้าเป็นตัวท่านเอง ท่านจะขจัดปัญหานี้ได้อย่างไรหรือทำให้ลดลงได้อย่างไร หรือเพื่อนของท่านเป็นเช่นนี้ จะช่วยเขาได้อย่างไร

แนวทางในการแก้ปัญหา 

สำหรับตัวเองและให้คำแนะนำแก่เพื่อนเช่นเดียวกับที่ตนเองจะปฏิบัติ มีดังนี้

  1. ทำสิ่งต่างๆ ที่ต้องใช้เป็น 2 ชุด เอาไว้ที่บ้าน 1 ชุด และที่ทำงาน 1 ชุด เช่น กุญแจตู้ กุญแจรถ
  2. แฟ้มทำให้เสร็จเสียที่ที่ทำงาน แว่นตาใส่คล้องคอ
  3. จัดหากระเป๋าเอกสาร หรือกล่องสำหรับใส่ของที่จะเอามาที่ที่ทำงานถึงเวลาก็ยกไปได้เลย
  4. กำหนดการเก็บเป็นที่ประจำ วางแผนการจัดวางของให้เป็นระบบ
  5. ทำรายการของที่จะต้องเอาไปที่ที่ทำงาน เหมือนทำบันทึกประจำวัน ถึงเวลาจะออก จากบ้านก็ตรวจสอบตามรายการ หยิบไปให้ครบ
  6. หาคนคอยเตือนจากรายการที่ปิดเอาไว้ที่บ้าน หรือรายการของที่ทำไว้
  7. ใช้ 5 ส. ทั้งที่บ้านและที่ทำงาน
  8. อัดเทปสิ่งที่จะต้องนำไปที่ทำงาน เช้าขึ้นมาเปิดฟังแล้วหยิบของต่างๆ ให้ครบตามนั้น

 


ปัญหาที่ 7
 

          บอกเหตุผลของท่านว่า ทำไมท่านไม่อยากมอบหมายงานให้น้องทำทั้งๆ ที่จ้างเขาเข้ามา  เพื่อช่วยงานของท่านเอง ด้วยตัวท่านเองมีงานมากจนทำไม่ทันเวลา ทำอย่างไรท่านจึงจะสามารถกระจายงานไปให้ลูกน้องได้ด้วยความสบายใจ

แนวทางในการแก้ปัญหา 

เหตุผลในการที่ไม่อยากมอบหมายงานให้ลูกน้องทำ

  1. ไม่เชื่อถือและไว้วางใจลูกน้อง เพราะลูกน้องทำงานช้า และขาดความรู้ในเรื่องที่อยาก จะให้ทำ
  2. กลัวลูกน้องทำงานผิดพลาด ทำได้ไม่ดี ไม่ถูกใจ ลูกน้องไม่รับผิดชอบ
  3. รู้สึกว่าตนเองจะทำได้ดีกว่า ไม่อยากอธิบายงาน หรืออธิบายงานไม่เป็น อธิบายงานเสียเวลามากกว่าลงมือทำเอง
  4. กลัวลูกน้องจะทำได้ดีกว่าตนเอง
  5. ลูกน้องทำงานผิดพลาดบ่อย เลยไม่อยากจะมอบหมายงานให้อีก ข้อมูลบางเรื่องเร่งด่วน มอบให้ทำก็ต้องมาเสียเวลาแก้ไขข้อผิดพลาดอีก

วิธีการในการกระจายงานให้ลูกน้องทำได้ด้วยความสบายใจ

  1. เรียกมาสอบถามความถนัดในการทำงาน แล้วมอบหมายงานให้เหมาะกับลูกน้อง มีปริมาณที่เหมาะสม อธิบายวิธีการทำงานให้ด้วยหวังที่จะให้ลูกน้องได้เรียนรู้งาน บอกเป้าหมายที่ต้องการ ให้กำลังใจในการทำงานให้ได้ ติดตามสอบถามถึงปัญหาต่างๆ ให้ความช่วยเหลือเตรียมอุปกรณ์ให้ครบ และสะดวกในการทำงาน
  2. สร้างความสัมพันธ์ ใช้หลักจิตวิทยาในการมอบหมายงาน
  3. วางแผนการสอนงานเป็นทีม มีการหมุนเวียนกันเรื่องการทำงาน เพื่อให้ลูกน้อง มีประสบการณ์ในการทำงานเพิ่มมากขึ้น พัฒนาความรู้ความสามารถในจุดที่บกพร่อง เพื่อให้ลูกน้องเข้ามาช่วยงานได้

 


ปัญหาที่ 8
 

          บอกความรู้สึกของท่านว่าท่านจะรู้สึกอย่างไร ถ้าวันหนึ่งเจ้านายเดินมาหาท่านที่โต๊ะแล้ววางแฟ้มลงบนโต๊ะของท่าน มองท่านแล้วยิ้มและบอกท่านว่า “ผม/ดิฉัน มองคุณอยู่นานแล้วคิดว่าคุณจะช่วยงานชิ้นนี้ของผม/ดิฉันได้อย่างดี” และให้ท่านบอกด้วยว่าท่านต้องการทราบอะไรเพิ่มเติมจากการที่จะต้องรับงานชิ้นนั้นมาทำ

แนวทางในการแก้ปัญหา 

ความรู้สึก

ดีใจ ภูมิใจ ที่เจ้านายไว้วางใจ มอบหมายงานให้ทำ ได้ช่วยเหลืองานของหน่วยงานและรู้สึกว่าตัวเองมีคุณค่า จะรับงานด้วยความเต็มใจ

สิ่งที่ต้องการทราบ

  1. ความเร่งด่วนของงาน กำหนดส่งเมื่อไหร่
  2. สอบถามลักษณะของงาน ที่มาของงาน บุคคลที่จะต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง ติดต่อและประสานงานด้วย การวางแผนการทำงาน รายละเอียดของงาน
  3. ความสำคัญของงาน
  4. ทีมงานที่จะร่วมรับผิดชอบ
  5. การปฏิบัติเมื่อมีปัญหาต่างๆ ในการทำงาน

 


ปัญหาที่ 9
 

          เนื่องจากท่านเป็นคนใจดี ลูกน้องจะวิ่งเข้ามาหาตลอดเวลาทั้งปัญหาเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว ท่านเห็นท่าไม่ดี เพราะทำงานเสร็จไม่ทันเวลาและขาดสมาธิในการทำงาน ท่านจะทำอย่างไร จึงจะจัดการกับเวลาของท่านในช่วงทำงาน เพื่อให้ท่านมีโอกาสทำงานในหน้าที่ได้เต็มที่ นอกเหนือจากการฟังลูกน้องแล้ว

แนวทางในการแก้ปัญหา 

  1. แบ่งแยกเวลา โดยในเวลางานจะให้คำปรึกษาและแนะนำในเรื่องของงาน เลิกเวลางาน จะจัดเวลาไว้ให้เพื่อให้คำแนะนำในเรื่องส่วนตัว โดยกำหนดเวลาการเข้าปรึกษาปัญหาเรื่องงานว่าจะเป็นช่วงเวลาใดบ้าง อาจจะติดป้ายบอกกำหนดเวลาไว้
  2. ในกรณีที่งานจะมีผลเสียต่อหน่วยงานก็คงให้ปรึกษาได้ทันที ถ้างานไม่เร่งด่วน ก็อาจจะแนะนำให้ไปหาคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงที่จะช่วยเหลือได้
  3. อาจจะเป็นปัญหางานโทร.คุยกันได้ ถ้าเร่งด่วนจึงค่อยเข้าพบ แล้วเรื่องส่วนตัว เป็นช่วงเวลาพัก
  4. บางเรื่องอาจจะให้ไปหาข้อมูลให้เพียงพอก่อน จึงมาขอคำปรึกษา
  5. งานที่ใช้เวลานาน ขอรับเรื่องไว้ก่อน แล้วนัดเวลามาพบใหม่
  6. ใช้หลักการของความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *